حساب الرواتب اليدوي

تتطلب معالجة كشوف المرتبات معالجة دقيقة لضمان دقة شيكات الرواتب والامتثال لضرائب الرواتب. يجوز لصاحب العمل استخدام نظام محوسب داخلي يقوم فيه برنامج كشوف المرتبات بإجراء العمليات الحسابية ، أو قد يستعين بمصادر خارجية للمهمة إلى مزود خدمة كشوف المرتبات للتعامل مع الحسابات. يمكنه أيضًا استخدام النظام اليدوي ، والذي يتطلب مزيدًا من الحذر.

هوية

يعني حساب الرواتب اليدوي أن كشوف المرتبات تتم معالجتها يدويًا. لا يتطلب استثمارًا في برامج الرواتب. يحتوي هذا البرنامج على معدلات مضمنة في البرمجة ، مما يلغي الحساب اليدوي لضرائب الرواتب. علاوة على ذلك ، يقوم البرنامج بحساب الأجور وتخزين بيانات كشوف المرتبات للموظفين. باستخدام الحساب اليدوي ، يجب على ممثل كشوف المرتبات تحديد جميع الأجور والخصومات المطلوبة يدويًا. إذا لم تكن الممثلة حريصة ، فيمكنها ارتكاب أخطاء.

المتطلبات

عادةً ما يكون كل ما هو مطلوب لإجراء معالجة كشوف المرتبات يدويًا هو آلة حاسبة وشيكات فارغة وآلة كاتبة (إذا لم تكن شيكات الرواتب مكتوبة بخط اليد) وثابتة. يجب أن يكون لدى الموظف الذي يتعامل مع كشوف المرتبات فهم كافٍ لقوانين الرواتب لأداء العمليات الحسابية بكفاءة. على سبيل المثال ، يجب أن يظل على اطلاع بقوانين الأجور في وزارة العمل الأمريكية وقوانين ضريبة الرواتب في دائرة الإيرادات الداخلية. إذا لم يفهم هذه القوانين جيدًا بما يكفي ، فقد تكون النتيجة شيكات رواتب خاطئة وعدم الامتثال لقوانين الرواتب ، مما يؤدي إلى فرض رسوم وغرامات.

أنواع

هناك العديد من الأنواع المختلفة لحساب الرواتب اليدوي. يقوم مندوب كشوف المرتبات يدويًا بحساب وقت العمال بالساعة ، والذي يتضمن حساب بيانات حفظ الوقت. تقوم يدويًا بحساب الرواتب ، والتي تتضمن قسمة الأجر السنوي على عدد فترات الدفع في السنة. تقوم يدويًا بحساب الأجر الإضافي ، مثل أجر العمل الإضافي وتعويضات الفصل والأجر بأثر رجعي بسبب الزيادات في الأجور.

كما أنها تعالج التعيينات الجديدة والإنهاءات يدويًا وتحسب ضرائب الرواتب. يتضمن الأخير تحديد المبلغ المقتطع لضريبة الدخل الفيدرالية وضريبة دخل الولاية (إن وجدت) وضريبة الضمان الاجتماعي وضريبة الرعاية الصحية. يجب أن تحسب الخصومات القانونية ، مثل زينة الأجور واحتجاز إعالة الطفل ، وكذلك الخصومات الطوعية ، مثل استحقاقات التقاعد والطب والإعاقة والحياة والأسنان.

الموارد الضريبية

عند حساب ضريبة الدخل الفيدرالية يدويًا ، يجب على ممثل كشوف المرتبات دائمًا الرجوع إلى IRS Circular E (دليل ضريبة صاحب العمل) ، والذي يوجه صاحب العمل حول كيفية حجب ضرائب الرواتب الفيدرالية والإبلاغ عنها ودفعها. يحتوي على جداول الضرائب الفيدرالية اللازمة لحساب مبلغ اقتطاع الموظفين يدويًا بالإضافة إلى معدلات ضرائب الضمان الاجتماعي والرعاية الطبية. بالإضافة إلى ذلك ، يجب عليه استخدام نموذج W-4 الخاص بالموظف لتحديد ضريبة الدخل الفيدرالية.

تحذير

يجب على صاحب العمل إجراء حساب كشوف المرتبات يدويًا فقط إذا كانت كشوف المرتبات صغيرة ، مثل أقل من 10 عمال ، بسبب الميل إلى حدوث أخطاء في العملية.