الغياب بدون عذر وقوانين العمل

يمكن أن يكون غياب الموظفين مكلفًا ، خاصة إذا كنت بحاجة إلى توظيف عمال مؤقتين أو دفع أجر إضافي للموظفين الآخرين لضمان التوظيف الكافي لعملك. تنقسم حالات الغياب إلى ثلاث فئات: معذور (تمت الموافقة عليها مسبقًا من قبل المشرف) ؛ بدون عذر (لم تتم الموافقة عليه مسبقًا) ولا يوجد خطأ (غير مصنف). تعتبر حالات الغياب بدون عذر بشكل عام تكلفة لممارسة الأعمال التجارية ، ولكن التحكم في التكاليف من التغيب بدون عذر أمر حيوي للشركات الصغيرة. يمكن أن يساعد فهم القوانين المتعلقة بالتغيب عن العمل في التحكم في التكاليف مع تجنب المزالق القانونية.

الموظفون المعفون وغير المعفيين

تطبق القوانين المتعلقة بالأجور أثناء الغياب بشكل مختلف للموظفين المعفيين مقابل غير المعفيين معظم الموظفين ، المصنفين على أنهم غير معفيين ، مشمولون بقواعد الأجور والساعات بموجب قانون معايير العمل العادلة ويمكن فصلهم عن العمل في جميع الأوقات التي فاتهم العمل. يتم إعفاء الموظفين المعفيين من قواعد FLSA ؛ الإعفاءات الأكثر شيوعًا هي للموظفين الإداريين والتنفيذيين والمهنيين وموظفي تكنولوجيا المعلومات وموظفي المبيعات الخارجيين.

إذا عمل موظف معفي في أي وقت خلال أسبوع الدفع ، فلا يمكن تخفيض أجره دون المخاطرة بفقدان وضعه المعفي. يعني فقدان حالة الإعفاء أنه سيتعين عليك دفع 1 ضعف سعره عن كل ساعة عمل فيها بعد 40 بأثر رجعي والمضي قدمًا. ومع ذلك ، فإن السياسة المكتوبة التي تحدد عددًا معينًا من الأيام المرضية أو الشخصية ستسمح لك بحساب الأيام الضائعة مقابل هذا الرقم ؛ إذا تجاوز الموظف المعفى هذا الرقم ، فيمكنك دفع الأجر ، وما لم يستوف الموظف معايير أخرى ، اتخاذ إجراء تأديبي.

المرض والعجز والإصابة

يحكم قانونان اتحاديان آخران حالات الغياب بسبب المرض أو الإعاقة وينطبقان على كل من الموظفين المعفيين وغير المعفيين. ينطبق قانون الإجازة الطبية للعائلة على الشركات التي توظف أكثر من 50 عاملاً يطالب أصحاب العمل بمنح العمال ما يصل إلى 12 أسبوعًا من الإجازة غير مدفوعة الأجر ولكن محمية العمل سنويًا لمرضهم الخطير أو لرعاية حديثي الولادة أو المتبنين حديثًا أو أفراد الأسرة المرضى. كما يسمح بالمغادرة عندما يكون أفراد الأسرة في الجيش. يمكن أن تؤخذ الإجازة بشكل متتابع أو متقطع. ينطبق قانون الأمريكيين من أجل الإعاقة على الأعمال التجارية التي توظف أكثر من 15 عاملاً ويتطلب منك منح إجازة ممتدة إذا لزم الأمر لتلبية احتياجات الموظف المعاق. يتطلب أيضًا عدم التمييز ضد هذا الموظف في التوظيف أو الترقيات بسبب إعاقته أو حاجته إلى إجازة إضافية.بالإضافة إلى القواعد الفيدرالية ، لدى الولايات قوانينها الخاصة التي تحمي العمال الذين يجب أن يأخذوا إجازة من الإصابات التي يتعرضون لها أثناء العمل.

سياسات الحضور

أفضل طريقة للتعامل مع التغيب عن العمل هي تطوير سياسة الحضور التي تلبي احتياجات عملك وتتوافق مع القانون. يجب أن تغطي سياسة الحضور السليمة كل ما يلي: التأخير ، المرض ، العمل الشخصي ، الإجازة العائلية والمطبية (بما في ذلك الإجازة العسكرية) وإجازة العجز. يجب أن تكون السياسة محددة. على سبيل المثال ، متى يجب على الموظف الاتصال إذا كانت مريضة لتجنب الإجراءات التأديبية بعد بدء المناوبة؟ أو ما هو مقدار الإشعار الذي يجب أن يقدمه الموظف للمشرف في حالة الغياب المعذر؟ يجب أن تحدد السياسة بوضوح ما الذي يؤدي إلى اتخاذ إجراءات تأديبية وكيف سيتقدم هذا النظام ؛ على سبيل المثال ، فإن الحالة الأولى للغياب بدون عذر أو الغياب الطارئ دون الاتصال ستؤدي إلى تحذير شفهي ؛ الثاني تحذير كتابي ، والثالث يمكن أن يكون سببًا للإنهاء.توصيل السياسة كتابيًا للموظفين وتدريب المشرفين. بمجرد تطويرها ، قم بتطبيق السياسة باستمرار لتجنب دعاوى التمييز.

عدم وجود خطأ

تقوم بعض الشركات بتطوير سياسة الغياب بدون خطأ. في ظل هذا النظام ، لا توجد محاولة لتصنيف الغياب على أنه معذور أو بدون عذر ؛ بدلاً من ذلك ، يُسمح لكل موظف بعدد معين من أيام الإجازة من العمل ، لاستخدامها حسب الرغبة. يتم استخدام الانضباط التدريجي عندما يتجاوز الموظف عدد الغيابات المسموح بها. على الرغم من أن هذا النظام قد يبدو من السهل إدارته ، إلا أن عدم معرفة سبب غياب موظفيك قد يؤدي إلى مشاكل في إثبات امتثالك لـ FMLA. قد يفشل هذا النوع من النظام أيضًا في تلبية احتياجات عملك في مواقف البيع بالتجزئة أو مركز الاتصال عندما تكون التغطية خلال ساعات معينة أمرًا بالغ الأهمية.

حفظ السجلات

حفظ السجلات بشكل صحيح مهم لتجنب الدعاوى القضائية. على سبيل المثال ، يمكن للعمال الادعاء بأنهم عملوا لسنوات في إعداد "أوقات العمل" غير الرسمية ، وتتبع العمل الإضافي الخاص بهم ، ثم أخذ إجازة إضافية لتعويض العمل الإضافي. إذا كنت تفتقر إلى سجلات الوقت الرسمية ، فلا يمكنك إثبات ذلك بشكل مختلف. يمكن للعديد من أنظمة الرواتب تتبع حالات الغياب والتمييز بين أنواع الغياب. إذا لم يكن لدى شركتك هذا النوع من الخيارات ، فطوّر طريقة أخرى لتتبع حالات الغياب الفردية واكتب الإجماليات على مستوى الشركة وجدولتها.