خطة الاتصال الفعال

تصف خطة الاتصال ما تريد المنظمة تحقيقه بالمعلومات التي ترسلها. يسرد الأهداف والأدوات المستخدمة لإنتاج الاتصالات والمستلمين المقصودين. تصف الخطة المعلومات التي سيتم مشاركتها وكيف سيتم توزيعها. تحدد الخطة أيضًا الأشخاص المسؤولين عن بناء المعلومات وإدارتها ، ومتى يجب توصيلها وأين يجب تخزين السجلات.

المحتوى

يشمل الاتصال المنشورات المطبوعة ، والمؤتمرات ومواد العلاقات العامة ، والوثائق القانونية والمحتوى عبر الإنترنت. تشمل الأنواع الأخرى من الاتصالات الاستطلاعات والتقارير والخطب ومستندات الشركة الأخرى. تشمل أنواع الاتصالات التسويقية النشرات الإخبارية للمشروع والشهادات والعروض التقديمية والضمانات الترويجية الأخرى. تشمل الآليات النموذجية المستخدمة لإيصال رسالة الملصقات والكتيبات والمواقع الإلكترونية. تتضمن خطة الاتصال عادةً تقويمًا للإشارة إلى وقت توفر مواد الاتصال. بالإضافة إلى ذلك ، تحدد الخطة طريقة لقياس مدى جودة عمل الاتصال.

غرض

تعمل خطة الاتصال كإجراء استباقي لضمان حصول كل شخص على المعلومات الصحيحة في الوقت المناسب. تصف الخطة من ينتج كل نوع من أنواع الاتصالات ومدى تكرار تحديثها أو توزيعها. يساعد تحديد أولويات احتياجات الاتصال المنظمة على تحديد مقدار الوقت الذي يجب تخصيصه لهذه المهام في التخطيط التنظيمي العام.

الجمهور

تحدد خطة الاتصال أنواع الرسائل ومن ينبغي أن يستقبلها. التحديد الواضح للجمهور واحتياجاته يجعل كتابة التواصل أسهل بكثير. على سبيل المثال ، يجب أن تحتوي الرسائل الإخبارية الموجهة إلى الموظفين على تفاصيل حول الأحداث القادمة ، وأن تقدم تقديرًا للأداء المتميز وتطلب مدخلات حول بيانات المهمة ونقاط المناقشة التنظيمية الأخرى.

توصيل

تضمن العروض التقديمية للوسائط المتعددة وأحداث التدريب المسجلة والبودكاست وأدوات تكنولوجيا الوسائط الاجتماعية مثل مواقع الويكي والمدونات والمنتديات حصول المشاركين على جميع المعلومات التي يحتاجون إليها ، عندما يحتاجون إليها. بالنسبة للمواقف الحساسة للوقت ، فإن إرسال المعلومات عبر الصوت والنص والبريد الإلكتروني ينبه الجميع بسرعة ، ويضمن اتخاذ أفضل القرارات ، وأن جميع الأشخاص على علم ومشاركة.

مراجعة التاريخ

تضمن إضافة تاريخ المراجعة إلى خطة الاتصال توثيق التغييرات التي تطرأ على استراتيجية الاتصال. يتيح تقييم الأدوات والتقنيات المستخدمة للتواصل للمؤسسة إنشاء أفضل الممارسات وإعادة استخدام الاستراتيجيات الناجحة في الجهد التالي ، مما يوفر الوقت والمال.