متى يجب استخدام تقرير الأعمال للتواصل بدلاً من خطاب العمل

يستخدم تقرير الأعمال بشكل أساسي لتوصيل المعلومات. يمكن للخطاب أن ينقل المعلومات أيضًا ، لكنه عادة ما يلخص المعلومات. بينما يتم توجيه الرسالة إلى مستلمين محددين ، قد يتم إرسال تقرير إلى أفراد من خارج الشركة أو نشره. يتم تنسيق التقارير بشكل متكرر بطريقة متسقة من فترة تقارير إلى أخرى بحيث يمكن مقارنة المعلومات. إذا كان هناك معدل دوران في الموظفين الذين يكملون التقارير ، فإن توحيد قالب التقرير يسهل على الشركة الحفاظ على الاتساق في ممارسات إعداد التقارير الخاصة بها أيضًا.

الطول

أحد العوامل في تحديد ما إذا كنت تريد استخدام تقرير عمل أو خطاب عمل هو طول المعلومات التي تحتاجها للتواصل. يتكون خطاب العمل بشكل عام من صفحة إلى ثلاث صفحات. إذا كنت تنقل معلومات أطول من ذلك ، فسيكون من الأسهل قراءتها إذا تم تنسيقها كتقرير مع نظرة عامة وعناوين وخاتمة. يجب أن تحتوي التقارير المطولة على جدول محتويات لمساعدة القارئ.

الجمهور

عامل آخر يجب مراعاته هو جمهورك. إذا كانت المعلومات التي جمعتها ستتم مراجعتها من قبل عدد قليل من الأشخاص ، فقم بدمجها في خطاب يحتوي على تعليقاتك الشخصية. ومع ذلك ، إذا كنت تقوم بتجميع المعلومات التي سيقرأها العديد من الأشخاص أو سيشار إليها في المستقبل من قبل أفراد خارج شركتك ، فاستخدم تقرير الأعمال. البيانات المالية ، على سبيل المثال ، قد تتم مراجعتها من قبل المساهمين والمحاسبين والمحامين والوكالات الحكومية في شركتك.

نوع المعلومات

البيانات المجمعة في جداول أو قوائم أو جداول بيانات أو نماذج تتلاءم بشكل أفضل مع تقرير الأعمال أكثر من الرسالة. وبالمثل ، إذا كنت تقوم بتضمين الرسوم البيانية أو الرسوم البيانية ، فاستخدم تقريرًا. يجب وضع مشروع بحث رئيسي ، مثل دراسة الجدوى ، في تقرير لأنه يوفر التنسيق لتحديد كميات كبيرة من بيانات البحث والإحصاءات والأساليب والنتائج. من ناحية أخرى ، يعد الخطاب مفيدًا لتوصيل ملخص موجز للبحث. تشمل الأنواع الأخرى من المعلومات التي يتم إرسالها عادةً في تقرير الخطط الإستراتيجية وتقارير المبيعات وتقارير الامتثال وخطط التسويق.

شكلي

استخدم تقرير الأعمال ، بدلاً من الخطاب ، هل كتابتك رسمية. بينما يمكنك استخدام "أنا" أو "أنت" بحرية في خطاب ، فإن التقرير أقل خصوصية. يُكتب التقرير بنبرة موضوعية ، ويبلغ عن الحقائق بدلاً من نقل الآراء. إذا كنت ترغب في تضمين رأي في التقرير ، فاكتب ذلك في خطاب مرفق بالتقرير. إذا كانت المواد التي تقدمها تتطلب اقتباسات من مصادر خارجية ، فإن التقرير هو التنسيق المناسب للقيام بذلك أيضًا. اعتمادًا على النمط الذي تفضله شركتك ، ضع الاستشهادات في نص التقرير أو في الحواشي السفلية أو في نهاية التقرير.