فوائد تخطيط القدرات

تخطيط السعة هو الطريقة التي تعرف بها ما إذا كانت شركتك لديها ما يلزم للقيام بالعمل المطلوب ، أو لتولي عمل جديد. عندما يكون لديك تخطيط جيد للقدرة ، يمكنك تولي مشاريع جديدة وإكمال المشاريع الحالية بكفاءة.

ضع في اعتبارك قدرتك

تعرف على المدة التي يستغرقها موظفوك لأداء المهام. إذا كنت تقدم خدمة ، فكر في عدد المشاريع التي يمكن لكل موظف تنفيذها في وقت واحد لإكمال الخدمات في فترة زمنية معقولة.

إذا شارك أكثر من موظف في أداء خدمات مختلفة لنفس العميل ، ففكر في نوع المهمة التي يقوم بها كل موظف ، والمدة التي يستغرقها عادةً للقيام بكل مهمة.

بمجرد أن تكون لديك فكرة عن مقدار الوقت المطلوب عادةً لكل مهمة ، يمكنك البدء في تقييم ما إذا كان يمكنك القيام بمزيد من العمل ، أو ما إذا كان الأمر يستحق التوسع لتتمكن من خدمة المزيد من العملاء أو إنتاج المزيد من العناصر.

ضع في اعتبارك مهارات الموظفين

بعض الموظفين أفضل في مهام معينة داخل الفريق. تأكد من أن قادة فريقك بارعون في تحديد تلك المهارات ، واستخدم هذه المهارات عند إكمال المشروع. في مشروع تسويقي ، تريد أن ينتج المصممون رسومات جذابة وأن يقدم الكتاب شعارات سريعة.

في بيئة الإنتاج ، تأكد من وجود موظفين مدربين تدريباً صحيحاً ولديهم المهارات اللازمة لما ينتجون أو يبيعون. في بيئة البيع بالتجزئة ، على سبيل المثال ، قد لا يكون الموظف السريع في تخزين الأرفف سريعًا في السجل النقدي ، والعكس صحيح.

حساب أعباء العمل الدقيقة

حدد نوع عبء العمل الذي يمكن لفريقك التعامل معه. بمجرد قيامك بتقييم نقاط القوة والضعف لدى الجميع ، فكر في الوقت الذي يستغرقه الفريق للتعامل مع كل عملية. تذكر أن مشروع اللحظة الأخيرة الذي يجمع الجميع للعمل معًا في غضون ساعات أو أيام ليس شيئًا يمكن تكراره كل أسبوع أو حتى كل شهر. أنت لا تريد أن يحترق أعضاء الفريق.

ألقِ نظرة على مشاريعك طويلة المدى ، وما إذا كانت تتضمن عميلًا جديدًا أو منتجًا جديدًا أو توسيعًا لخدمة حالية. ثم ألق نظرة واقعية على قدرة شركتك على تنفيذ هذه المشاريع.

ضع في اعتبارك مقدار العمل الذي لديك وما تحتاجه لإنجاز العمل. ثم قم بتقدير الموارد التي لديك لتخصيصها للمهام. قارن حجم العمل الذي لديك حاليًا بمواردك. هناك أنظمة برمجية لتخطيط السعة لمساعدتك في حساباتك.

استراتيجيات للاستخدام

ماذا يحدث إذا كان لديك مشاريع أو منتجات أكثر من الموارد؟ ماذا يحدث إذا كان لديك موظفين أكثر من المشاريع أو المنتجات؟ هذه تسمى الفجوات ، وهذا هو سبب الحاجة إلى تخطيط القدرات . يجب أن يكون لديك خطة محددة للتعامل مع كل نوع من الفجوات متى حدثت.

ضع قائمة بمجموعات مهارات موظفيك ، بحيث يمكنك تحريك الأشخاص ليلائموا احتياجات مشروعك. إذا كنت تعمل في مجال صنع منتج ، فحدد ما إذا كنت بحاجة إلى تحديث المعدات أو إعادة توجيه الموظفين إلى مشاريع أخرى. قم بتدريب موظفيك على ملء المشروعات عند الحاجة.

رسم المستقبل

عندما تقوم بتنفيذ تخطيط القدرات في إدارة العمليات ، فأنت تحاول التنبؤ بالمستقبل. استخدم مخططات إدارة المشروع لتوضيح خياراتك. ملء هذه المخططات بدقة سيخبرك بمكانك.

عندما تقوم بتوصيل خيارات مختلفة ، يجب أن يكون الرسم البياني قادرًا على تحديد ما يمكن توقعه. يجب أن يكون لديك فكرة عما إذا كانت عمليتك فعالة ، وإذا كان لديك القدرة على تنفيذ مشاريع جديدة ، أو إذا كان عليك تقليص المشروعات.

انظر إلى التاريخ

استخدم التاريخ السابق في مخطط إدارة المشروع الخاص بك. سيساعدك هذا في تقييم الطلب على منتجك أو خدمتك بناءً على التاريخ السابق ، ويجب أن تبدأ في رؤية الأنماط في عملياتك. سيظهر هذا بدوره أهمية تخطيط القدرات للمؤسسة.

يجب أن تكشف الرسوم البيانية الخاصة بك أيضًا عن أي عيوب في عمليتك ، أو حيث قد تتعطل الأشياء. إذا كان هناك شيء يسبب عنق الزجاجة ، فيجب أن يظهر ذلك. يجب أن تقطع معالجة هذه الأمور شوطًا طويلاً نحو جعل عملية الإنتاج أكثر كفاءة.

الحاجة إلى تخطيط القدرات

من السهل شرح ذلك عندما تفكر في ما يحدث إذا لم تقم بتخطيط السعة. في البداية ، لن تدرك أن أي شيء خطأ. لا تظهر على الفور في الميزانية العمومية.

ويستغرق وقتًا إضافيًا. يعتقد العديد من المديرين أنهم يفتقرون إلى الوقت أو الموارد للقيام بتخطيط دقيق للقدرة. لكن الوقت المسبق الذي يستغرقه القيام بتخطيط السعة هذا من المحتمل أن يوفر عليك المهمة المؤسفة المتمثلة في الاضطرار إلى شرح سبب عدم نجاح المشروع لاحقًا ، أو لماذا لا يمكنك الوفاء بالموعد النهائي للإنتاج.

يمكن أن يؤدي عدم القيام بتخطيط السعة إلى الإفراط في استخدام المعدات أو إرهاق الموظفين. سيحتاج الموظفون الذين يقضون ساعات إضافية لإكمال المشروع إلى استراحة قبل الانتقال إلى المشروع التالي ، والذي نأمل ألا يدفعهم إلى الإرهاق.

بعض العيوب الأخرى

فقط تخيل ما يمكن أن يحدث إذا لم تستخدم تخطيط السعة:

  • قد تحتاج إلى شراء معدات قبل أن تكون جاهزًا. من المحتمل أن تتعطل المعدات المفرطة الاستخدام.
  • Y قد تعاني موظفينا من انخفاض الروح المعنوية. هذا سيجعلهم أقل احتمالا للقيام بعمل جيد.
  • قد تؤدي المعنويات المنخفضة إلى انسداد المشروع ، مما قد يؤدي إلى فشل المشروع.
  • قد يقرر الموظفون الاستقالة ، مما يجعلك تعاني من نقص الموظفين في مشروع كبير.
  • قد تتأثر جودة المشروع. يعد فقدان مشروع بسبب الجودة المنخفضة أمرًا يمكن منعه بسهولة من خلال تخطيط السعة في الوقت المناسب.
  • إعادة مشروع أو تصنيع منتجات جديدة لتلبية توقعات العميل سيكلفك أموالك ، وهي أموال ربما لم تضعها في توقعات ميزانيتك.
  • قد يؤدي الفشل في تلبية التوقعات إلى الإضرار بسمعتك ولا تفقد العملاء الحاليين فحسب ، بل العملاء الجدد المحتملين.

بناء في العملية

إذا قمت ببناء القدرة على التخطيط كجزء منتظم من عملك ، فستكون في الصدارة ، ولن تحاول اللحاق بالركب. اعمل مع مديرك لتقييم مواردك قبل كل مشروع ، بحيث عندما يفاجئك مشروع جديد ، ستكون لديك خطة جاهزة.

تعلم كيف تطابق مواردك مع مشروعك أو إنتاجك. استخدم البرامج أو جداول البيانات التي تسمح لك بالتحديث وإجراء التغييرات اللازمة.

اترك دائمًا غرفة صغيرة

إذا كنت تعمل بكامل طاقتك طوال الوقت ، فقد تكون جاهزًا للتعامل مع المشاريع الحالية ، لكن هذا لا يترك مجالًا كبيرًا للابتكار أو المشاكل. إذا كنت تعمل بأقل من طاقتك ، فستكون أفضل تجهيزًا للتعامل مع شحنة إضافية أو طلب إضافي.

من خلال منح شركتك مساحة صغيرة للتنفس ، ربما من 10 إلى 15 في المائة ، فإنك تمنح موظفيك القدرة على استيعاب أي تغييرات تأتي مع المشروع. ربما يذهب شخص ما في إجازة أمومة ، أو ربما يريد عميل جديد خدماتك. ربما منتج جديد ينطلق.

عندما تحدث أشياء جيدة لشركتك ، فأنت تريد أن يتمكن موظفوك من التعامل مع عبء العمل دون فقدان التوازن الجيد بين العمل والحياة. تريد أن تحافظ شركتك على سمعتها. سيمنحك تخطيط السعة الأدوات التي تحتاجها لتحقيق ذلك.