دور فاتورة الشحن في معاملة النقل

فاتورة الشحن ، والتي يشار إليها أيضًا باسم بوليصة الشحن ، هي عقد قانوني بين الشاحن والناقل. تتضمن فاتورة الشحن التفاصيل الضرورية للمعاملة وعادة ما يتم توقيعها من قبل الشاحن والناقل. يتم استخدامه من قبل موظفي المحاسبة كوثائق داعمة لتبرير فوترة الشاحن أو المستلم ، اعتمادًا على شروط العقد ، من أجل التسليم الناجح للبضائع.

تفاصيل

في حين أن المعلومات المدرجة في فاتورة الشحن تختلف بين الشركات ، عادة ما يتم تضمين تفاصيل معينة. تتضمن التفاصيل الاسم ومعلومات الاتصال الخاصة بالشاحن والمتلقي بالإضافة إلى وصف البضائع المشحونة. يتضمن وصف البضائع المشحونة كمية البضائع ونوعها. يحتاج الناقل إلى معرفة ما ينقله ، وتحكم القوانين الفيدرالية والولائية والمحلية ما يمكن شحنه وكيف يمكن شحنه.

التوقيعات

نظرًا لأن فاتورة الشحن عبارة عن عقد ، يجوز للشاحن توقيع المستند لتأكيد موافقته على المعلومات الموجودة في فاتورة الشحن. ستقوم شركة النقل بالتحقق مرة أخرى من أن البضائع المحملة على شاحنتها تتفق مع فاتورة الشحن وتوقيعها كتأكيد على أنها مسؤولة عن التسليم الآمن للكميات المذكورة. سيوقع المستلم على فاتورة الشحن كتأكيد على استلامه للمبلغ ونوع المحتوى الصحيحين. إذا لم يوافق أحد الطرفين لاحقًا على ما تم شحنه ، فيمكن استخدام فاتورة الشحن كدليل لإثبات الفواتير.

زمن

قد تحدد فاتورة الشحن أيضًا متى وأين تم استلام المنتجات وتاريخ الاستحقاق ووقت التسليم. إذا كانت البضائع حساسة للوقت ، مثل المنتجات الطازجة ، فإن عنصر الوقت يمكن أن يعني الفرق بين شركة النقل التي تتلقى الدفع أو شطب نفقات السفر على أنها تسليم فاشل. يحرص الناقل على جعل إشعار المستلم على فاتورة الشحن بتاريخ ووقت استلام التسليم. هذا النوع من الترميز بمثابة دليل على وثائق التسليم.

نسخ

عادة ما تكون فاتورة الشحن عبارة عن مجموعة تتضمن فاتورة أصلية وعدة نسخ. يجب أن يكون لدى كل طرف مدرج في المعاملة نسخة من فاتورة الشحن. يبدأ الشاحن عادةً في فاتورة الشحن ويحتفظ بنسخة لملفاته تتضمن توقيع الناقل على الاستلام. يأخذ الناقل نسخًا معها ويسلم فاتورة الشحن إلى المستلم مع البضائع المنقولة. عندما يوقف المستلم عند استلام البضائع ، يحتفظ الناقل بنسخة من فاتورة الشحن الموقعة ويترك نسخة مع المستلم.