ما هي فوائد استخدام نظام الجرد المحوسب؟

لا يزال من الممكن تشغيل شركة بدون جهاز كمبيوتر ، ولكن يجب أن تكون شركة صغيرة جدًا وستقوم بالتأكيد بالأشياء بالطريقة الصعبة. نظرًا لأنه من المحتمل أن يكون لديك أجهزة كمبيوتر في عملك على أي حال ، فمن المنطقي زيادة القيمة التي تحصل عليها منها. طريقة واحدة للقيام بذلك هي عن طريق حوسبة نظام المخزون الخاص بك. يمكنك استخدام الكمبيوتر فقط لتسريع حفظ السجلات أو الانتقال إلى نظام جرد كامل في الوقت الفعلي ، حسب احتياجاتك ، ولكن في كلتا الحالتين ، ستستفيد من جعله محوسبًا.

نظم الجرد الدورية مقابل الجرد الدائم

بشكل عام ، هناك طريقتان لإدارة مخزونك. أحدهما عن طريق حسابه فعليًا بشكل دوري على فترات منتظمة ، ثم تسوية مخزونك الفعلي مع الأرقام الموضحة في كتبك بعد قيامك بحساب الطلبات الواردة والمبيعات الصادرة. تستفيد هذه الطريقة من الحوسبة بعدة طرق ، على الرغم من أنه إذا كان عملك صغيرًا بدرجة كافية ، يمكنك الاحتفاظ به بالكامل "المدرسة القديمة" باستخدام الأقلام والورق.

تفضل الشركات التي لديها مخزونات أكبر لإدارة ومعدل دوران أعلى للمنتج بشكل عام ما يسمى بنظام المخزون الدائم. يتتبع هذا النوع من النظام مبيعاتك وأوامرك في الوقت الفعلي ، ويقوم بتحديث مخزونك مع كل معاملة. هذا هو المكان الذي تظهر فيه فوائد الحوسبة بشكل واضح.

عد سريع ودقيق

حتى إذا كنت تستخدم نظام جرد دائم ، فستحتاج إلى إجراء جرد مادي من حين لآخر للتأكد من دقة سجلات المخزون الخاصة بك. واحدة من أعظم مزايا نظام الجرد المحوسب هو أنه يجعل العد أسرع وأكثر دقة.

يعد مسح الرموز الشريطية أو أكواد QR أسرع وأسهل من تدوين أرقام المخزون يدويًا أو التقليب خلال صفحات أوراق المخزون بحثًا عن العنصر الصحيح. هذا يعني أيضًا أنك لن تضطر إلى نقل هذه الأرقام يدويًا إلى برنامج المحاسبة أو قاعدة بيانات المخزون ، مما يقضي على مصدر آخر محتمل للأخطاء وعدة ساعات من وقت إدخال البيانات. بدلاً من ذلك ، إنه تحميل إلكتروني سريع.

أفضل الاستلام والشحن

تعمل أنظمة المخزون المحوسبة على تسهيل عملية شحن واستلام الطلبات أيضًا ، كما تترك مجالًا أقل للخطأ. يمكنك ببساطة مسح المنتج ضوئيًا في المخزون عند استلامه ، وسيظهر في مخزونك الفعلي. بنفس الطريقة إلى حد كبير ، عندما ترسل طلبًا إلى عملائك ، يمكنك مسح كل عنصر من المخزون.

في البيع بالتجزئة ، يقوم الصرافون لديك بنفس الشيء عندما يمررون أو يمسحون كل عنصر يتم بيعه. ستظل بحاجة إلى تدريب موظفيك على التحقق جيدًا من محتويات كل مربع مقابل الأمر أو الفاتورة ، ولكنك لا تزال تتخلص من خطوة واحدة أو أكثر من خطوات إدخال البيانات التي يمكن أن تحدث فيها أخطاء.

انخفاض الانكماش والمخزون المفقود

في كل مرة تقوم فيها بحساب مخزونك ، ستجد أن بعضًا من المفترض أن يكون لديك غير موجود. هناك عدد من الأسباب المحتملة لذلك ، حيث تتصدر القائمة سرقة المتاجر وسرقة الموظفين. تعتبر الأخطاء الإدارية الداخلية الخاصة بك واحتيال البائع من العوامل المهمة أيضًا.

وفقًا للأرقام المأخوذة من دراسة استقصائية أجراها الاتحاد الوطني للبيع بالتجزئة لعام 2017 ، فإنها تمثل إجماليًا إجماليًا يزيد عن 26 بالمائة من الانكماش ، والذي يمكن أن يضيف ما يصل إلى أموال حقيقية. من خلال تقليل فرص حدوث أخطاء في عمليات العد والشحن والاستلام ، يمكن أن تساعد أنظمة المخزون المحوسبة في خفض هذا الرقم.

إدارة أفضل للمخزون

إذا كنت تستخدم نظام جرد دوري ، فعادةً ما يكون عدد جرد كتابك قديمًا بحلول الوقت الذي ينتهي فيه محاسبك من تحديث البيانات. هذا يعني أنك ستحتاج دائمًا إلى حمل كمية صغيرة على الأقل من المخزون الإضافي لتغطية مبيعاتك المتوقعة ، أو إنتاجك المتوقع إذا كنت مطعمًا أو مصنعًا. هذا يربط المال ومساحة التخزين التي قد تكون تحت تصرفك.

من خلال نظام الجرد الدائم المحوسب ، ستعرف دائمًا مستويات مخزونك بلمحة واحدة. قد تكون قادرًا على حمل مخزون أقل أو حتى الانتقال إلى نظام جرد كامل في الوقت المناسب ، مع وصول المنتج من البائعين عند الحاجة. يمكن أن يمثل توفير التكلفة الحقيقية.

معلومات إدارة الوقت الحقيقي

تتمثل إحدى المزايا الحاسمة لنظام الجرد الدائم المحوسب في أنه يمنحك معلومات الإدارة التي تحتاجها في الوقت الفعلي. هذا يتجاوز أرقام المبيعات الحالية ومستويات المخزون ، إلى قلب عملياتك. ضع في اعتبارك تكلفة البضائع المباعة (COGS) ، على سبيل المثال. إنه رقم يقيس مدى كفاءة تحويل الإمدادات الخاصة بك إلى إيرادات مبيعات ، أو في حالة بائع التجزئة ، ما هي الهوامش التي حققتها على المنتجات التي بعتها.

في نظام الجرد الدوري ، أنت تعرف حقًا تكلفة البضائع المباعة (COGS) الخاصة بك فقط في نهاية دورة المخزون ، عندما تقوم بحساب مخزونك فعليًا ويمكن لمحاسبك إجراء الحسابات. فيما بينهما ، تعمل من خلال افتراض تدفق التكلفة ، والذي لا يزيد قليلاً عن "أفضل تخمين". باستخدام نظام الجرد الدائم ، يمكنك الاطلاع على COGS محدث في أي وقت ، مما يعني أنك ستحدد - وستكون قادرًا على تصحيح - المشكلات عند حدوثها.