المهام في المراحل الخمس لإدارة المشروع

وفقًا لـ Project Management Institute Inc. ، فإن إدارة المشروع عبارة عن مجموعة من الأنشطة التي تستخدم الأدوات والمعرفة والمهارات والتقنيات لتلبية متطلبات المشروع. قد تستخدم الشركات المشاريع لتطوير منتج جديد أو تغيير عملية أو حل المشكلات. هناك خمس مراحل لمشروع ناجح. تكمل فرق المشروع مهامًا محددة في كل مرحلة لإكمال أهداف المشروع.

اختيار المشروع

في هذه المرحلة ، يختار فريق المشروع المشروع ويقرر ما إذا كان سيفيد المنظمة. يحددون نطاق المشروع والنتائج المرجوة. قبل بدء المشروع ، يقرر الفريق ما إذا كان المشروع واقعيًا ويمكن إكماله ضمن قيود المشروع الرئيسية الثلاثة وهي الوقت والمال والنطاق.

تخطيط المشروع

هذه المرحلة هي الأطول والأكثر أهمية في دورة المشروع. بدون تخطيط النطاق المناسب ، يكون للمشروع فرصة ضعيفة للنجاح. يجب على أعضاء الفريق اتخاذ قرار بشأن الميزانية ، وتحديد الجداول الزمنية ، وتحديد الموارد وأي حواجز للنجاح. يتحقق الفريق من توافر الموارد والمواد والخبرة الحاسمة لإنجاز المشروع في الوقت المحدد. يجب أن تقضي فرق المشروع الوقت اللازم في تخطيط المشروع وإجراء أي تغييرات على الخطة قبل الانتقال إلى المرحلة التالية. قد يضع الفريق خطط المشروع كتابيًا لتوضيح الأدوار والمسؤوليات والمواعيد النهائية للمشروع.

طرح المشروع وتنفيذه

بمجرد وضع خطة المشروع في مكانها الصحيح ، يقوم الفريق بطرح المشروع. يجب على قائد المشروع توصيل الأدوار والمسؤوليات لكل عضو في الفريق وتوضيح الجداول الزمنية والمواعيد النهائية الفردية. يعمل الأفراد أو الفرق الفرعية من خلال مهامهم وفقًا لخطة المشروع. يحتاج أعضاء الفريق إلى التواصل بشكل منتظم خلال هذه المرحلة لضمان إنجاز مهام المشروع في الوقت المحدد والمواصفات.

مراقبة المشروع والتحكم فيه

خلال هذه المرحلة ، يراقب مدير المشروع الجدول الزمني للمشروع وخطة المشروع وأداء أعضاء الفريق. قد يعقد اجتماعات مراجعة المشروع ويطلب تقارير دورية عن أداء المشروع. وهو مسؤول عن مراقبة ميزانية المشروع ، وتحديد ما إذا كانت القيود الرئيسية تؤثر على نجاح المشروع ، وإجراء التعديلات اللازمة على خطة المشروع.

نهاية المشروع

على عكس العملية المستمرة ، فإن المشروع له بداية ونهاية. غالبًا ما يتم التغاضي عن هذه المرحلة ، ولكنها مهمة مهمة تنهي المشروع وتحرر فريق المشروع من التزام إضافي. قد تنتهي المشاريع عند تحقيق جميع الأهداف أو بناء على طلب العميل أو الإدارة العليا أو قائد المشروع. قد يجتمع فريق المشروع أو قائد الفريق مع العملاء أو الإدارة العليا لمراجعة نتائج المشروع والاحتفال بالنجاحات.