كيفية صيانة أنظمة حفظ الملفات الإلكترونية والنسخ المطبوعة

عادة ما يعني القيام بالأعمال التجارية تجميع الكثير من السجلات ، وبدون وجود نظام حفظ جيد ، فإن الحجم الهائل يجعل من الصعب استرداد سجلات محددة لاحقًا. بدون وصول موثوق إلى سجلاتك ، يمكن أن ينجرف عملك أو حتى يفشل ، لذلك لتشغيل عملك بفعالية ، فأنت بحاجة إلى نظام حفظ جيد. وهذا يعني تصميم مخطط تنظيم ملفات ذكي منذ البداية ، لكل من سجلاتك الورقية وسجلاتك الرقمية ، ثم مواكبة حفظ السجلات بانتظام بعد ذلك.

تنظيم الملفات الرقمية

تجعل تحويل ملفاتك عملية حفظ السجلات أسرع وأسهل وأكثر أمانًا ودقة. يجب على كل شركة الاحتفاظ بنسخ رقمية من جميع السجلات الورقية ما لم يكن لديها سبب قوي لعدم القيام بذلك. لإعداد مخطط ملفات جيد لسجلاتك الإلكترونية ، استخدم جهاز كمبيوتر مخصصًا وآمنًا وجدولة النسخ الاحتياطية الروتينية لهذا الكمبيوتر - ويفضل أن يكون ذلك في موقع مادي آخر - في حالة تعطل الكمبيوتر أو تعرض مكتبك بالكامل للضرر من كارثة. على الكمبيوتر ، قم بإنشاء مجلدات ملفات لجميع أنواع السجلات الأساسية ، مثل كشوف المرتبات وتكاليف المرافق والمستندات الضريبية والحسابات المدينة والدائنة. استخدم المجلدات الفرعية لإنشاء مزيد من التحسين حسب الضرورة. اجعل هدفك التنظيمي العام هو الاسترداد السريع والبديهي لأي سجل محدد.

تنظيم الملفات الورقية

كإرث من الممارسات التجارية التي مرت بها ، لا تزال معظم الشركات تحتفظ بسجلات ورقية لكل شيء. في بعض الأحيان يكون للنسخة الورقية الأصلية قوة قانونية فريدة ، مثل اتفاقية الإيجار المنفذة. على أي حال ، بينما تسعى جاهدًا لتجنب الأعمال الورقية غير الضرورية ، فإنك تحتاج إلى إنشاء نظام جيد لحفظ السجلات لملفاتك الثابتة. استثمر في سلسلة من خزانات الملفات ورتبها وفقًا لأنواع السجلات التي تحتفظ بها ، مع الاحتفاظ بأنواع السجلات الأساسية معًا واستخدام المجلدات والأقسام لفصل الملفات الفردية. لا تدع الأنواع المختلفة من السجلات الأساسية تختلط في نفس خزائن الملفات. قم بتسمية الخزانات بوضوح ، حتى تعرف إلى أين تذهب لتخزين أو استرداد أي سجل معين. اترك الكثير من المساحة الإضافية في الخزانات حتى تتمكن من تنمية سجلاتك لسنوات دون الحاجة إلى نقل الملفات أو الخزانات نفسها.

معالجة السجلات الواردة

أثناء قيامك بإنشاء واستلام الأعمال الورقية في سياق العمليات التجارية ، حافظ على مواكبة ملفاتك ، سواء من السجلات الإلكترونية أو الورقية. قم بمعالجة الأعمال الورقية الجديدة بحيث تنشئ نسخة رقمية على الفور - أو عند البدء بإصدار رقمي ، اطبع نسخة ورقية إذا لزم الأمر - ثم قم بإيداع النسخة الورقية بعيدًا واعمل من النسخة الرقمية لتوفير الوقت والمتاعب. اطبع نسخًا ورقية محدثة من الملفات حسب حاجتك إليها. لا تدع الملفات والمجلدات تتراكم على سطح المكتب أو على مكتبك. قم بتخزين كل شيء في مكانه المناسب عندما لا تستخدمه بنشاط.

الحفاظ على الملفات الرقمية

عندما يتعلق الأمر بالسجلات الإلكترونية ، خلال مرحلة بدء التشغيل ، قد تناسب جميع ملفاتك جهاز كمبيوتر واحد - وقد تكون أنت الموظف الوحيد. ومع ذلك ، ستتوسع العملية مع نمو عملك وكشوف المرتبات ، لذلك يمكنك في النهاية أن تتوقع فصل أنواع السجلات الأساسية على أجهزة الكمبيوتر المخصصة الخاصة بهم. ما عليك سوى قطع "فروع" شجرة حفظ السجلات الخاصة بك ونقل المجلدات المناسبة إلى أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك توقع إجراء تعديلات وتنقيحات على هيكل الملفات الخاص بك مع نمو عملك ، مما يتطلب تقسيمات تنظيمية جديدة. بعد ذلك ، عندما يزداد عدد الملفات والمجلدات الخاصة بك ، يمكنك أحيانًا أرشفة السجلات القديمة في مجلدات فرعية أرشيفية لتقليل الفوضى في مساحة المجلد النشطة. احتفظ بكل شيء حيث يمكنك أنت أو الموظف الوصول إليه بسهولة لاحقًا.

الاحتفاظ بالملفات الورقية

عندما يتعلق الأمر بالملفات الورقية ، قم بتحديث خزانات الملفات بشكل روتيني حسب الضرورة حتى يكون لجميع السجلات مكان منطقي للذهاب إليه. بشكل دوري ، قم بإزالة الملفات القديمة التي ربما لم تعد بحاجة إليها لأغراض العمل أو الضرائب ، وقم بأرشفتها في موقع منفصل - إما في خزانات ملفات الأرشيف في الموقع أو في مستودع تخزين مخصص.