ما هو نظام الصرف النقدي؟

تحتاج كل شركة صغيرة إلى نظام صرف نقدي يتعامل بكفاءة وأمان مع المدفوعات النقدية للشركة. ترتبط الحسابات الدائنة ، أو A / P ، ارتباطًا وثيقًا بالمدفوعات النقدية ، وتتم معالجة معظم المعاملات من خلال الحسابات الدائنة عند إجراء الدفع النقدي. التوثيق الصحيح هو جزء من وظيفة الصرف النقدي الفعالة ، ويجب تسجيل جميع المدفوعات النقدية في السجلات المالية للشركة. يعد وجود ضوابط داخلية جيدة أمرًا مهمًا في المدفوعات النقدية ويساعد على ضمان الدفع النقدي للمعاملات المشروعة.

وظيفة الحسابات الدائنة

إن وظيفة A / P هي المسؤولة عن الموافقة على المدفوعات على معاملات البائعين والدائنين للشركة. يوافق A / P على معاملات الدفع فقط عند وجود المستندات الداعمة للمعاملة. نظرًا لأن A / P تطابق الأعمال الورقية اللازمة للموافقة على المعاملة ، فمن الأفضل ألا تسجل الدفع الفعلي للبائع أو الدائن لمنع دفع المعاملات الاحتيالية أو غير الصالحة.

توثيق المعاملة

معظم المدفوعات النقدية هي مدفوعات الفواتير. على سبيل المثال ، عند شراء المخزون ، يجب أن تحتوي المعاملة على فاتورة ، إلى جانب أمر الشراء وإثبات إيصال البضائع ، قبل إجراء الدفع على المعاملة. بالنسبة للخدمة ، يجب أن تشير الفاتورة إلى عقد يوضح تفاصيل اتفاقية العمل بين الطرفين. يمكن أن تكون المستندات المفقودة علامة على معاملة غير مكتملة ، مثل عدم تسليم المنتجات أو الخدمات ، أو نشاط احتيالي.

تسجيل المعاملات

عندما يشتري عملك أو يتلقى عنصرًا ذا قيمة بسعر محدد ، يتم تسجيله كائتمان في حساب التزام أو حساب نقدي. يتم دفع المعاملات الائتمانية المسجلة كخصوم في تاريخ مستقبلي ، وبمجرد استلام الوثائق اللازمة ، يتم خصم الالتزام وتقيد المبالغ النقدية لمبلغ الدفع. يتبع تسجيل المعاملة في السجلات المالية إنشاء شيك أو دفع إلكتروني يصدر للبائع.

الضوابط الداخلية

الضوابط الداخلية الجيدة في المدفوعات النقدية أمر بالغ الأهمية لمنع فقدان النقود. من الناحية المثالية ، لا ينبغي لموظفي A / P أن يكونوا مسؤولين عن المدفوعات النقدية ، لمنع دفع المعاملات غير الصالحة. يمكن لهذا الفصل بين الواجبات حماية حسابك النقدي. إذا كان عملك صغيرًا جدًا بالنسبة لهذا الترتيب ، فيجب على الموظف غير المشترك في A / P تسوية حسابك المصرفي كل شهر وإجراء عمليات تدقيق عشوائية للدفعات النقدية لتقييم ما إذا كانت المدفوعات النقدية للمعاملات الصالحة.