كيفية كتابة تقرير عمل غير رسمي

تعمل الشركات على الاتصال الفعال للمعلومات من خلال التقارير المرحلية عن المشاريع وتقارير الميزانية وتحديثات الموارد البشرية وتقارير المبيعات وتقارير المعايير الإستراتيجية التي تم الوصول إليها. تهدف هذه التقارير إلى إبقاء مجموعة واسعة من الأشخاص على اطلاع بما يحدث في الشركة. وهي مؤقتة بطبيعتها وغالبًا ما تشكل الأساس لتقارير رسمية لأصحاب المصلحة ومجالس الإدارة والسلطات التنظيمية.

شكل

عادة ما يتم كتابة تقارير الأعمال غير الرسمية في شكل مذكرة. ضع "مذكرة" في الجزء العلوي من الصفحة وتحت هذا العنوان قم بإدراج التاريخ ، الذي يتم توجيه التقرير إليه ، ومن الذي صدر التقرير وموضوع التقرير. يمكن أن يكون الموضوع "تقرير التقدم اليومي" أو عنوان وصفي آخر. في كثير من الأحيان ، يتم فصل العنوان عن نص المذكرة بخط أفقي. يجب أن يكون نص التقرير قصيرًا وواقعيًا ومنظمًا تحت عناوين الخطوط العريضة إذا كان يغطي موضوعًا متعدد الأجزاء. أي ملاحظات مرجعية تنتمي إلى أسفل المذكرة أسفل خط أفقي آخر. أرفق أي مستندات مذكورة في تقريرك أو تعزز وضوحه.

تجميع المعلومات

اجمع المعلومات قبل أن تجلس لكتابة التقرير. اجعل كل الحقائق الضرورية وملاحظاتك في متناول يدك حتى تتمكن من مراجعتها وتحديد أفضل السبل لنقل الحقائق حتى يقدر القراء تمامًا الموقف الذي يتم الإبلاغ عنه. يعد التقرير غير الرسمي أداة معلومات ويمكن أن يتضمن أسئلة واقتراحات وعبارات تحث المستخدم على اتخاذ إجراء. التفكير السريع في ما تريد قوله قبل الكتابة يجعل التقرير قصيرًا ومركّزًا.

الخطوط العريضة

اكتب مخططًا يتضمن مقدمة ونقاط يجب تغطيتها وأقسام خاتمة. يجب أن يكون التقرير غير الرسمي قصيرًا وأن يقدم فقط شرحًا موجزًا ​​للمعلومات. استخدم النقاط النقطية كلما أمكن ذلك والرسوم البيانية أو المخططات إذا كان من السهل فهمها. ضع في اعتبارك احتياجات قراء تقريرك وقصر نطاق التقرير على متطلبات المعلومات هذه.

كتابة

توضح المقدمة الغرض من التقرير ونطاقه. قم بتمييز كل نقطة من المعلومات بوضوح بعنوان أو نقطة نقطية واحتفظ بالنص في فقرة أو فقرتين قصيرتين. قم بتضمين الحقائق فقط دون تعليقات تحريرية. قسم الاستنتاج هو المكان المناسب للتقييمات والاقتراحات لمزيد من الإجراءات والأسئلة. عند كتابة التقرير ، ابعد نفسك عنه إلا إذا طُلب منك تقديم تحليل أو رأيك.