ما هو حساب تابع لحسابات القبض؟

غالبًا ما يحتفظ أصحاب الأعمال الصغيرة الناجحون بالمجموعات الثانية أو الثالثة أو حتى الرابعة من سجلات حسابات القبض. في لمحة ، قد يبدو أن هناك الكثير من العمل الإضافي لإنشاء حسابات مستحقات فرعية والاحتفاظ بها. لكن مزايا القيام بذلك تستحق الجهد المبذول ، وفقًا للمحاسب العام المعتمد في لوس أنجلوس ريك نوريس. يساعد الاحتفاظ بحسابات الذمم المدينة الفرعية في تتبع الديون المتأخرة ، وتصنيف الربح على أساس المشروع ، ومنع احتيال الموظفين وإنشاء مجموعة سكانية مربحة.

تفسير

دفتر الأستاذ الفرعي للحسابات المدينة - أو الحساب - هو في الأساس قائمة العملاء المدينين لشركتك. يستخدمها أصحاب الحسابات لتقديم حساب أكثر تفصيلاً للائتمان المقدم للعملاء من خلال عملك. يجب أن يساوي الإجمالي الكلي لدفتر الأستاذ للحسابات الفرعية المدينين الخاص بك الميزانيات العمومية للحسابات المدينة. قدم نوريس المثال ، "إذا كان لديك ثلاثة عملاء مدينون لك بـ 500 دولار ، و 1000 دولار في حسابك الفرعي ، و 1500 دولار ، فيجب أن يظهر إجمالي حسابات القبض الخاصة بك 3000 دولار."

غرض

الغرض الأساسي من دفاتر الأستاذ الفرعية هو تتبع مدفوعات العملاء ومنع حالات المدفوعات الزائدة وأخطاء مسك الدفاتر الأخرى. قال نوريس: "الشيطان يكمن في التفاصيل. إذا لم تنظر مالك الشركة إلى ما وراء الميزانية العمومية ، فلن تعرف أبدًا أن هناك مشكلة في دفع الزبون أكثر من اللازم". على سبيل المثال ، قد تعرض تقارير حسابات القبض الخاصة بك 3000 دولار ، لكن دفتر الأستاذ الفرعي الخاص بك يظهر "3000 دولار + 500 دولار - 500 دولار" لم تكن لتعلم بأي طريقة أخرى أن هناك دفعة زائدة.

تزوير

دفاتر حسابات المدينين الفرعية هي أيضًا أداة أساسية في الكشف عن الاحتيال الداخلي والاختلاس. تتضمن بعض عمليات الاحتيال الشائعة على حسابات القبض التي يتم منعها عن طريق استخدام دفاتر الأستاذ الفرعية ، اللف ، والذمم المدينة الوهمية التي تقابلها مبيعات وهمية ، والاقتراض مقابل المستحقات باستخدام الحسابات كضمان ، وترحيل مدفوعات أحد العملاء إلى حساب عميل آخر لإخفاء السرقة. قال نوريس: "يجب تنفيذ الضوابط الداخلية للشركة لمنع أو اكتشاف مثل هذه الممارسات" ؛ "يتضمن الاستخدام السليم ومراجعة دفاتر الأستاذ الفرعية."

ادارة مشروع

يستخدم أصحاب الأعمال الصغيرة أيضًا حسابات الذمم المدينة الفرعية لإدارة الحسابات وفقًا لمشاريع محددة. قال نوريس: "لدي عملاء موسيقى يكتبون موسيقى لعمليات البث المختلفة" ، "لا يتم تقسيم دفاتر حسابات القبض الخاصة بهم حسب العملاء فحسب ، بل أيضًا العروض التي يستخدمها العملاء لتأليف الموسيقى من أجلها. وفي مثل هذه الحالات ، يمكن للشركة تتبع أي العملاء مدينون لهم بالمال ، ولأي وظيفة ".

شيخوخة دفاتر الأستاذ الفرعية

تقادم الحسابات الفرعية هي طريقة محاسبية تستخدمها الشركات لقياس موثوقية العميل وتتبع الحسابات المتخلفة. يوضح تقرير التقادم المدة التي يدين بها العملاء لك بالمال ، والمبلغ الذي فات موعد استحقاقه. وعلق نوريس قائلاً: "تعد دفاتر الأستاذ الفرعية للحسابات المدينة والشيخوخة أمرًا ضروريًا لإدارة المستحقات المناسبة للشركة ، إذا لم يكن لديك دفاتر الأستاذ الفرعية ، فلا يمكنك الحصول على أي تفاصيل عن العميل الذي يتخلف عن السداد." على سبيل المثال ، يمكن أن يساعدك تقادم حسابات الذمم المدينة التابعة لك في تحديد مبالغ الذمم المدينة التي يزيد عمرها عن 30 أو 60 أو 90 يومًا.

فوائد أخرى

استخدام آخر لحسابات الذمم المدينة الفرعية هو المساعدة في إنشاء مستهلك ديموغرافي ومستهدف أكثر فائدة. قال نوريس: "بمجرد أن تتحكم في دفتر الأستاذ الفرعي الخاص بك ، يمكن أن يوفر برنامج المحاسبة اليوم معلومات أساسية للمساعدة في إدارة عملك." تُستخدم دفاتر الأستاذ الفرعية لتحديد المنطقة الجغرافية التي تدفع أكثر حاليًا ، أو الفئة العمرية الأكثر موثوقية في التحويلات ، أو الصناعة التي تتعامل معها تولد معظم تدفقاتك النقدية.