الأهمية الحاسمة لتخطيط الموارد البشرية

غالبًا ما يتم التغاضي عن تخطيط الموارد البشرية ، خاصة في المراحل الأولى من العمل عندما يكون التركيز فقط على الربحية وإثبات نموذج العمل. ومع ذلك ، يأتي وقت يكون فيه التخطيط ضرورة مطلقة. فهو لا يحمي الشركة من العواقب القانونية الضخمة فحسب ، بل إن التخطيط يخلق عملية سلسة لإدارة الموظفين تتسم بالكفاءة والفعالية. غالبًا ما ينسق فريق الموارد البشرية مع كشوف المرتبات لإدارة الأعمال الورقية والتأكد من إدراج الجميع بشكل صحيح في برامج الشركة والشركة بينما يتم الدفع لهم في الوقت المناسب.

يؤدي قسم الموارد البشرية وظيفة مهمة في معظم الأعمال. أي عمل يعتمد على العديد من الموظفين للعمل سوف يستفيد من تخطيط الموارد البشرية. لا يصبح قسم الموارد البشرية أداة للامتثال القانوني فحسب ، بل يعمل أيضًا بشكل استراتيجي مع الأعمال لإدارة النمو ، وقضايا الموظفين ، والتدريب وعدد من المهام التنظيمية التي تتطلب ببساطة نهج تخصص الموارد البشرية.

لماذا تخطيط الموارد البشرية مهم؟

هناك عدة عناصر لتخطيط الموارد البشرية وكلها لها نفس الأهمية. الأول هو التخطيط الفعلي للقوى العاملة. حتى في الأعمال التجارية الصغيرة ، ليس من السهل دائمًا الحصول على مجموعات المهارات المتخصصة والتخطيط لقوة عاملة متنامية أمر بالغ الأهمية. كما أن التخطيط لخفض القوة العاملة أمر مكثف ويتطلب تفكيرًا استراتيجيًا للعمل من خلال عمليات التسريح المؤقتة أو الدائمة. يتم استخدام التخطيط القانوني وبناء العمليات لحماية الشركة من التداعيات القانونية للتمييز بسبب سوء السلوك في مكان العمل. قسم الموارد البشرية مسؤول عن تثقيف الموظفين وتدريبهم على سياسة الشركة ، ويتعاملون مع الجوانب القانونية لعلاقة الموظف مثل تعويض العمال ويتواصلون مع كل قسم في العمل.تعمل الموارد البشرية أيضًا كجسر بين الموظفين والرواتب من خلال ضمان تنفيذ العقود والالتزام بها. يترك التخطيط الفعال في قسم الموارد البشرية المديرين في وضع يسمح لهم بالتركيز على تحقيق الأهداف المسؤولة عن زيادة الإيرادات بدلاً من قضاء الوقت في التعامل مع القضايا الإدارية وأوراق الموظفين.

مع كل التخطيط المطلوب ، قد تتساءل من المسؤول الفعلي وما الذي يدخل في تخطيط الموارد البشرية. يعتمد عدد الأشخاص في قسم الموارد البشرية في النهاية على حجم الشركة. قد يكون لدى شركة صغيرة مكونة من 5 إلى 10 أشخاص مسؤول موارد بشرية واحد بينما سيكون لدى شركة كبيرة تضم ألف موظف عشرين أو أكثر. كل هذا يتوقف على الشركة واحتياجاتها. قد يكون لدى شركة ذات احتياجات توظيف موسمية كبيرة المزيد من موظفي الموارد البشرية على الموظفين للتعامل مع التدريب المكثف والأوراق المطلوبة للالتحاق بشكل منتظم. ستتطلب الشركة التي لديها موظفين مستقرين للغاية ودوران ضئيل قسم موارد بشرية أصغر. يتم تقديم إدارة الموارد البشرية كمسار للحصول على درجة علمية في العديد من المؤسسات وتمهد الطريق لمهنة مخصصة للموارد البشرية.تتوفر أيضًا العديد من برامج الشهادات لتأهيل الأفراد القادمين من مجالات أخرى. ليس من غير المألوف أن يقوم الموظفون ذوو الخبرة الإدارية والتنظيمية بالانتقال إلى الموارد البشرية. يمكنهم القيام بذلك من خلال برامج تدريب الشهادات. تفتح دورات الشهادات الباب أمام الموظفين الحاصلين على درجات جامعية في المجالات ذات الصلة ولكن ليسوا على درجة موارد بشرية مخصصة الخبرة من درجة إدارة الأعمال على سبيل المثال سوف تتحد بشكل جيد مع شهادة الموارد البشرية. للوصول إلى مستوى مدير الموارد البشرية ، سيعمل الموظفون غالبًا داخل ودور الموارد البشرية لمدة ثلاث إلى خمس سنوات.تفتح دورات الشهادات الباب أمام الموظفين الحاصلين على درجات جامعية في المجالات ذات الصلة ولكن ليسوا على درجة تخصص موارد بشرية. الخبرة من درجة إدارة الأعمال على سبيل المثال سوف تتحد بشكل جيد مع شهادة الموارد البشرية. للوصول إلى مستوى مدير الموارد البشرية ، سيعمل الموظفون غالبًا داخل ودور الموارد البشرية لمدة ثلاث إلى خمس سنوات.تفتح دورات الشهادات الباب أمام الموظفين الحاصلين على درجات جامعية في المجالات ذات الصلة ولكن ليسوا على درجة تخصص موارد بشرية. الخبرة من درجة إدارة الأعمال على سبيل المثال سوف تتحد بشكل جيد مع شهادة الموارد البشرية. للوصول إلى مستوى مدير الموارد البشرية ، سيعمل الموظفون غالبًا داخل ودور الموارد البشرية لمدة ثلاث إلى خمس سنوات.

التخطيط للنمو

ستكسب الشركة عوائد من خلال توسيع نطاق القوى العاملة بسرعة. في حالة وجود خطة ، يمكن للشركة تقديم عطاءات على عقود أكبر وتنمو بشكل فعال دون نقص الموظفين. ينطبق جانب التخطيط على إضافات الموظفين الدائمين والموظفين المؤقتين والعاملين بعقود. غالبًا ما تتطلب فرصة النمو المؤقتة العمالة الموسمية أو التعاقدية لتجنب دورة التوظيف والفصل. التخطيط لتلبية هذه التوقعات يقع على عاتق الموارد البشرية.

عندما تحتاج الشركة إلى النمو بسرعة أو إضافة قوة عاملة موسمية كبيرة ، يجب أن تخطط الموارد البشرية للتوظيف وإدارة التوظيف. تعد معارض التوظيف والإعلان وأحداث التوظيف الأخرى مسؤولة إلى حد كبير عن تحديد مكان القوى العاملة وتوظيفها في الوظائف مع الاستمرار في اتباع سياسات وإجراءات الشركة. قد يقوم بائع تجزئة كبير بتوظيف الآلاف من الموظفين لموسم العطلات في ترتيبات العمل المؤقتة. على الرغم من كونها مؤقتة ، لا تزال الموارد البشرية مسؤولة عن تثقيف كل موظف حول سياسات الشركة وإرشادات السلامة في مكان العمل ودورها داخل الشركة. غالبًا ما يتم ذلك في شكل عقد يوقع فيه الموظف بعد تلقي التدريب ويوافق على اتباع سياسات الشركة.هذا يحمل الموظف المسؤولية عن أفعاله في العمل ويحمي الشركة من الإجراءات القانونية إذا فشلوا في الامتثال. إنه مهم بشكل خاص عند دخول أعداد كبيرة من الأشخاص الجدد إلى مكان العمل في وقت واحد. لا يساعد تخطيط الموارد البشرية والتدريب الموظفين الجدد على فهم أدوارهم وقواعدهم فحسب ، بل إنه يقلل من الفوضى ويوجه الجميع إلى مواقعهم حتى يتمكنوا من بدء العمل وتنفيذ مهامهم اليومية.

يعد تخطيط النمو أيضًا شرطًا لتلقي العقود في كثير من الحالات. العقود الحكومية هي أحد الأمثلة الشائعة حيث يجب على الشركة إثبات قدرتها على الوصول إلى القوى العاملة اللازمة لإكمال العقد. أي صفقة تجارية واسعة النطاق قائمة على العقود هي مرشح لتخطيط الموارد البشرية من هذا النوع. قد يؤدي عدم إثبات القدرة على الوصول إلى القوى العاملة المؤهلة وتوظيفها إلى استبعاد الشركة من الترشح للحصول على عقد.

تصغير

عندما تفكر في ما ينطوي عليه تخطيط الموارد البشرية ، فإن تقليص الموظفين وتسريحهم لا يتبادر إلى الذهن دائمًا. ومع ذلك فهو جانب مهم من التخطيط. يمكن أن تفقد الشركة عميلًا رئيسيًا أو حسابًا ينتج عنه قوة عاملة أكبر من اللازم. هذا يمكن أن ينقلب الأعمال مالياً ويصبح تقليص حجمها ضرورة مؤسفة. يمكن أن يحدث تسريح الموظفين بطريقة مؤقتة أو دائمة. تأتي عمليات التسريح مع بعض العواقب القانونية إذا تم التعامل معها بشكل غير صحيح ويجب على قسم الموارد البشرية التأكد من أن كل تسريح له ما يبرره والتعامل معه بشكل صحيح. يجب عليهم العمل من خلال مجموعة الموظفين وتحديد من يجب أن يغادر بناءً على مدخلات من الإدارة. يعتمد تحديد عمليات التسريح على الأقدمية والحاجة الفورية وتخطيط الموارد المالية.سيطلب بعض الموظفين حزم إنهاء الخدمة وإشعار وإرشادات استحقاق إعانة البطالة. يتم بناء عقود إنهاء الخدمة من قبل الفريق القانوني وإدارة الموارد البشرية. غالبًا ما يكون مدير الموارد البشرية حاضرًا أثناء إعلان التسريح الفردي أو الجماعي لضمان التعامل مع كل شيء بشكل صحيح.

لا يعد التخطيط خلال عملية التسريح أمرًا حصيفًا للشركة فحسب ، بل إنه يضمن حصول الموظفين على أقصى إشعار ممكن ، وإمكانية الوصول إلى إعانات البطالة والقدرة الحقيقية على المضي قدمًا في حياتهم أثناء البحث عن عمل جديد. يجب أن يفهموا أيضًا سبب حدوث عمليات التسريح حتى لا يتحملوا أكتافهم. في بعض الأحيان ، يسير العمل في الاتجاه الخاطئ. يتطلب توصيل هذه الرسالة الصعبة بشكل فعال وجود فريق موارد بشرية ممتاز يفهم العملية حقًا.

الإنتاجية وصحة الموظفين

يتم قياس الإنتاجية في مكان العمل من قبل المديرين ورؤساء الأقسام ولكن تخطيط الموارد البشرية يمكن أن يؤثر على الإنتاجية من خلال برامج ومبادرات صحة الموظفين التي تخلق مكان عمل صحي وسعيد حيث يتمتع الأفراد بالطاقة والمواقف الإيجابية المطلوبة للنجاح.

يختلف كل مكان عمل ولكن أقسام الموارد البشرية تخطط لضمان حصول الموظفين على الحد الأدنى من فترات الراحة التي يتطلبها القانون. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنهم تقديم برامج الحوافز والبرامج الصحية وخصومات عضوية الصالة الرياضية وبرامج العافية العامة لخلق مكان عمل صحي ومنتج. حتى تصميم الأثاث وإدخال النباتات إلى المكتب والتغيير في الإضاءة يمكن أن يكون له تأثير كبير على عافية الموظف. قياس الإنتاجية قبل وبعد تنفيذ كل برنامج يمكن أن يظهر زيادة في الإنتاج. إن بناء مكان عمل صحي يقلل أيضًا من أيام المرض ويحسن القدرات طويلة المدى لكل موظف. يمكن أن يؤدي تخطيط الموارد البشرية وراء برامج العافية والإنتاجية إلى زيادة النتيجة النهائية على المدى الطويل مع تحسين الروح المعنوية في مكان العمل.

تعمل الموارد البشرية كأداة اتصال مع الموظفين أيضًا. يمكنهم مسح الموظفين مع ضمان عدم تنفيذ أي تداعيات على إجابات غير مرغوب فيها. تعمل القدرة على جمع تعليقات الموظفين الصادقة كمعرف رئيسي لنقاط الضعف في العمل. يمكن لقسم الموارد البشرية بشكل أساسي الكشف عن المشكلات المخفية التي لا يرتاح الموظفون لحلها بطريقة أخرى. يمكن أن يكون لعملية المسح تأثير إيجابي كبير على قيادة أعمال أكثر نجاحًا.

بالإضافة إلى العافية الأساسية وخلق مساحة عمل إيجابية ، فإن الموارد البشرية مسؤولة عن معالجة الصحة النفسية. هم مصدر محايد وتقارير ميدانية عن التحرش وسوء السلوك في مكان العمل. هذا المنفذ مهم لتطوير مكان عمل آمن للجميع. إذا ظهر اتجاه للمضايقات أو سوء السلوك ، فإن القسم مسؤول عن التخطيط لمسار عمل لحل المشكلة. إذا قاموا بالتخطيط اللازم لبناء دليل الموظف مع السياسات التي تعلمها كل موظف ووقعها في العقد ، فمن السهل تبرير اتخاذ الإجراءات من وجهة نظر قانونية ومنطقية. من أجل إدارة الصراع وممارسة حل النزاعات ، يجب أن يتم التخطيط المتقدم لتحديد حدود واضحة ورسم خارطة طريق قابلة للتنفيذ للتعامل بفعالية مع هذه المواقف.

التخطيط القانوني

الغرض الشامل للموارد البشرية هو إنشاء نظام من الضوابط والتوازنات في مكان العمل. من المفترض أن يمثل قسم الموارد البشرية مصالح كل موظف على قدم المساواة. هذا يعني أن الرئيس التنفيذي مدين لنفس مجموعة المعايير مثل المتدربين من منظور الموارد البشرية. من أجل تحميل الجميع المسؤولية عن سلوكهم ، يجب على القسم تدريب الجميع ووضع إرشادات واضحة. وهذا يشكل سابقة قانونية داخل الشركة بهدف جعلها مكانًا آمنًا ومريحًا للعمل. يشمل الجانب الرئيسي للتخطيط القانوني كتيب الموظف وسياسة الشركة. في حين أن هذه المستندات غالبًا ما تبدو وكأنها شيء يجب التعجيل به أثناء عملية التوظيف ، إلا أنها مهمة جدًا ويمكن أن تكون بمثابة عقد قانوني بين الشركة والموظف.إنهم يحمون الشركة من العواقب القانونية عندما تتبع الشركة البروتوكول وتوبخ المخالفين كما أنها تحمي الموظف من المضايقة وسوء المعاملة في العمل.

إدارة المخاطر

بالمعنى الأكبر للأشياء ، تعمل إدارة الموارد البشرية على إدارة المخاطر وتخفيفها. تخلق عمليات التخطيط بيئة عمل آمنة تلبي المعايير التنظيمية مع بناء بيئة صحية. يتيح ذلك للموظفين فرصة الازدهار في بيئة عمل تكافؤ الفرص. كما أنه يحد من المسؤولية القانونية للشركة التي تقوم بأكثر من مجرد حماية الشركة. الدعوى الكبيرة لديها القدرة على إغلاق الشركة وإزالة الوظائف للجميع بما في ذلك أولئك الذين لا يشاركون. تضمن إدارة المخاطر من خلال الموارد البشرية أن الشركة يمكنها تحمل الاتهامات لأنها اتبعت إجراء صارم للموارد البشرية وتحمي العمال بقدر حماية الشركة نفسها.