العمليات والإجراءات المحاسبية

المحاسبة هي الممارسة الأساسية لتتبع تمويل الأعمال ، للتأكد من أن كل جزء من الإيرادات والنفقات يتم حسابه وتسجيله. عادة ، يتم تتبع المحاسبة وتلخيصها عبر كل ربع سنة وأيضًا في نهاية كل عام. ستقوم العديد من الشركات بكتابة تقرير سنوي ، والذي يتميز بالرؤى المحاسبية ، كوسيلة لإظهار الأداء والنمو. ومع ذلك ، فإن ممارسة المحاسبة نفسها ليست ذاتية ويتم تشغيلها ضد الأرقام الحقيقية. توجد عدة طرق للمحاسبة ، ويعتمد الأسلوب المختار غالبًا على نموذج العمل والحجم. ومع ذلك ، تلعب التفضيل دورًا في الأسلوب المختار وخطوات عملية المحاسبة. تعد أساليب المحاسبة على أساس الاستحقاق والمحاسبة القائمة على النقد هما النهجان الأساسيان للعمل في عالم الأعمال.

طريقة الإستحقاق

طريقة الاستحقاق شائعة في الشركات المتوسطة والكبيرة الحجم التي لديها محاسب أو فريق محاسبة مخصص. توفر هذه الطريقة المرونة وتمكن الشركة من تحويل أرباحها ونفقاتها قليلاً ، وذلك لتقليل مسؤوليتها الضريبية. هذا يعني أنك لا تتعقب الإيرادات والأرباح حتى حدوث ذلك ، ولكنك لا تزال تتعقب النفقات عند تكبدها مقابل نموذج تتبع أسبوعي أو شهري. هذا يعني أنك قد تؤدي وظيفة في الربع الثالث وتتحمل نفقات تلك الوظيفة في الربع الثالث ، لكنك لست بحاجة إلى فوترة العميل حتى الربع الرابع ، إذا رغبت في ذلك. ستظهر بيانات الربع الثالث الخاصة بك المصروفات الخارجة ولكنها لن تظهر الدخل القادم ، مما يعني أنه سيكون لديك التزام ضريبي أقل في الربع الثالث. ومع ذلك ، فإن هذا يزيد من إمكاناتك الضريبية في الربع الرابع. في بعض الحالات،سيؤدي تكديس النفقات في هذا الربع من الربع الثالث إلى حدوث خسارة لذلك الربع ، مع إبطال الالتزام الضريبي أيضًا. في الربع الرابع ، ستحتاج إلى الدفع على هذا الدخل ، بغض النظر عن ذلك ، ولكن ينتهي الأمر بالربع الثالث من توفير المال ، على الرغم من أنه في التقارير ربع السنوية ، يبدو أن الأداء قد انتهى. في النهاية ، يلعب بشكل جيد عند إنشاء التقرير السنوي لإظهار المكاسب في الربع الرابع. في كثير من الحالات ، تكون المحاسبة على أساس الاستحقاق مخيفة بالنسبة إلى شركة جديدة أو شركة صغيرة ، ولكن مع نمو الأعمال التجارية ، يعد التحول من طريقة المحاسبة النقدية إلى الطريقة القائمة على الاستحقاق فكرة جيدة. الطريقة المختارة ليست ثابتة ويمكن للمحاسبين إجراء تغيير ، إذا لزم الأمر. ومع ذلك ، من الأفضل إجراء تغيير طريقة المحاسبة عند دخول سنة تقويمية جديدة ، لذلك تحافظ على اتساق العملية عبر السنة الضريبية بأكملها.سوف تحتاج إلى دفع هذا الدخل ، بغض النظر ، ولكن ينتهي الأمر بالربع الثالث من توفير المال ، على الرغم من أنه في التقارير ربع السنوية ، يبدو أن الأداء قد انتهى. في النهاية ، يلعب بشكل جيد عندما يتم إنشاء التقرير السنوي لإظهار المكاسب في الربع الرابع. في كثير من الحالات ، تكون المحاسبة على أساس الاستحقاق مخيفة بالنسبة إلى شركة جديدة أو شركة صغيرة ، ولكن مع نمو الأعمال التجارية ، يعد التحول من طريقة المحاسبة النقدية إلى الطريقة القائمة على الاستحقاق فكرة جيدة. الطريقة المختارة ليست ثابتة ويمكن للمحاسبين إجراء تغيير ، إذا لزم الأمر. ومع ذلك ، من الأفضل إجراء تغيير طريقة المحاسبة عند دخول سنة تقويمية جديدة ، لذلك تحافظ على اتساق العملية عبر السنة الضريبية بأكملها.سوف تحتاج إلى دفع هذا الدخل ، بغض النظر ، ولكن ينتهي الأمر بالربع الثالث من توفير المال ، على الرغم من أنه في التقارير ربع السنوية ، يبدو أن الأداء قد انتهى. في النهاية ، يلعب بشكل جيد عند إنشاء التقرير السنوي لإظهار المكاسب في الربع الرابع. في كثير من الحالات ، تكون المحاسبة على أساس الاستحقاق مخيفة بالنسبة إلى شركة جديدة أو شركة صغيرة ، ولكن مع نمو الأعمال التجارية ، يعد التحول من طريقة المحاسبة النقدية إلى الطريقة القائمة على الاستحقاق فكرة جيدة. الطريقة المختارة ليست ثابتة ويمكن للمحاسبين إجراء تغيير ، إذا لزم الأمر. ومع ذلك ، من الأفضل إجراء تغيير طريقة المحاسبة عند دخول سنة تقويمية جديدة ، لذلك تحافظ على اتساق العملية عبر السنة الضريبية بأكملها.يلعب بشكل جيد عند إنشاء التقرير السنوي لإظهار المكاسب في الربع الرابع. في كثير من الحالات ، تكون المحاسبة على أساس الاستحقاق مخيفة بالنسبة إلى شركة جديدة أو شركة صغيرة ، ولكن مع نمو الأعمال التجارية ، يعد التحول من طريقة المحاسبة النقدية إلى الطريقة القائمة على الاستحقاق فكرة جيدة. الطريقة المختارة ليست ثابتة ويمكن للمحاسبين إجراء تغيير ، إذا لزم الأمر. ومع ذلك ، من الأفضل إجراء تغيير طريقة المحاسبة عند دخول سنة تقويمية جديدة ، لذلك تحافظ على اتساق العملية عبر السنة الضريبية بأكملها.يلعب بشكل جيد عند إنشاء التقرير السنوي لإظهار المكاسب في الربع الرابع. في كثير من الحالات ، تكون المحاسبة على أساس الاستحقاق مخيفة بالنسبة إلى شركة جديدة أو شركة صغيرة ، ولكن مع نمو الأعمال التجارية ، يعد التحول من طريقة المحاسبة النقدية إلى الطريقة القائمة على الاستحقاق فكرة جيدة. الطريقة المختارة ليست ثابتة ويمكن للمحاسبين إجراء تغيير ، إذا لزم الأمر. ومع ذلك ، من الأفضل إجراء تغيير طريقة المحاسبة عند دخول سنة تقويمية جديدة ، لذلك تحافظ على اتساق العملية عبر السنة الضريبية بأكملها.ومع ذلك ، من الأفضل القيام بذلك عند دخول سنة تقويمية جديدة ، لذلك تحافظ على اتساق العملية على مدار السنة الضريبية بأكملها.ومع ذلك ، من الأفضل القيام بذلك عند دخول سنة تقويمية جديدة ، لذلك تحافظ على اتساق العملية على مدار السنة الضريبية بأكملها.

المحاسبة النقدية

هذه الطريقة شائعة في الشركات الصغيرة وتستخدم أيضًا في المواقف التي تتطلب نهجًا بسيطًا ومباشرًا. يتتبع كل شيء كما يتم دفعه أو استلامه. هذا يعني أن النقد أو الدفع يصيب الدفاتر عندما يتغير ، ويعمل بطريقة مشابهة لإدارة حساب فحص شخصي. هناك مرونة أقل فيما يتعلق بتغيير تواريخ الفواتير وتكديس النفقات ، ولكن العملية بسيطة وسهلة الإدارة. في الأعمال التجارية النقدية ، يمكنك إصدار فاتورة للعميل في الربع الثالث ، لكنك لا تسجل المعاملة حتى يتم دفع الأموال وإيداعها. ليس لديك سيطرة على هذا التاريخ ، كما يحدث في الوقت الفعلي. لا يزال بإمكانك اللعب مع توقيت النفقات قليلاً ، ولكن عادةً ما يتحرك أسلوب المحاسبة النقدية بسرعة ويحتفظ بدفتر الأستاذ في الوقت الفعلي. هذا شائع بشكل خاص في صناعة البيع بالتجزئة ،التي تحدث فيها المعاملات بكميات كبيرة وتتطلب تتبعًا تفصيليًا للحفاظ على دفاتر دقيقة.

مسك الدفاتر وتتبع الإيصالات

من أهم العمليات المحاسبية مسك الدفاتر وتتبع السجلات. يعد الاحتفاظ بسجل لكل معاملة ضرورة مطلقة ، ويتطلب القانون تتبع جميع الدخل. هناك حاجة إلى تتبع نفقاتك لتحديد إجمالي وصافي أرقام الإيرادات ، والتي تلعب دورًا في عمليات الشطب الضريبي التي ستقلل من مسؤوليتك الإجمالية عن العام. هذا يعني أنه يجب عليك تتبع المسافة المقطوعة بالسيارة للاستخدام التجاري ، وللاستخدام الخيري وأيضًا لحالات الطوارئ الطبية يتجاوز الخصم القياسي للأميال 50 سنتًا لكل ميل ، وهو ما يزيد عن عدد كبير ، إذا كنت تستخدم السيارة للعمل بشكل منتظم. يعد تتبع الاستلام أمرًا مهمًا أيضًا ، ويساعد الاحتفاظ بسجل منتظم في الحفاظ على تنظيم الأمور.سيشكل تجميع إيصالات الدفع في صندوق أحذية والانتظار حتى نهاية العام مشكلة كبيرة لصاحب العمل والمحاسب. يعد الاحتفاظ بدفتر الأستاذ للمصروفات منهجية جيدة ، كما أن حفظ الإيصالات في مجلدات مفصولة حسب الشهر مفيد أيضًا في حالة التدقيق. بالإضافة إلى ذلك ، تقدم التكنولوجيا عددًا من البرامج التي يسهل الوصول إليها مثل Quickbooks ، والتي تتزامن مع الحسابات المصرفية لتتبع النفقات ، ولديها تطبيقات محمولة لتتبع الأميال التلقائي. إن قدرة صاحب العمل الصغير على إدارة المحاسبة ، بمساعدة برنامج مثل هذا ، يجعل الأمور أسهل بكثير ويعرض أرقام الربح والخسارة في الوقت الفعلي. بشكل أساسي ، يعمل على تبسيط العمليات والإجراءات المحاسبية الأساسية ، مما يجعلها سهلة الإدارة.يتم تقديم عملية أكبر بشكل جيد من قبل محاسبين متخصصين يعرفون جيدًا قانون الضرائب. باستخدام طريقة الاستحقاق ، يمكن لفريق المحاسبة أن يستفيد حقًا من الأعمال التجارية ، من خلال إدارة النفقات الضريبية وخفضها أثناء التواصل بشكل استراتيجي مع الإدارة.

النفقات الثابتة

يعد تحديد النفقات الثابتة في هيكل النفقات العامة أمرًا مهمًا لفهم الحد الأدنى من التكاليف العادية التي يجب على الشركة دفعها. تشمل المصاريف الثابتة أشياء مثل المكاتب والمرافق والتأمين ورسوم البرامج والخدمات المتكررة ونفقات التصنيع العامة وإمدادات المواد وأجور الموظفين. ليس كل متغير هنا ثابتًا وسيتوقع العديد من المحاسبين التكاليف الثابتة بناءً على الاتجاهات السنوية. على سبيل المثال ، تعرف شركة البيع بالتجزئة أن تكلفة تشغيلها تتضاعف خلال العطلات بناءً على الأنماط التاريخية. بناء إسقاط يظهر ضعف التكاليف الثابتة لشهري نوفمبر وديسمبر ليس من غير المألوف. المصروفات الثابتة هي تلك التي من المعروف أنها موجودة على أساس منتظم وهي تؤثر مباشرة في عملية المحاسبة. كما أن ملاحظة هذه النفقات الثابتة المتكررة تسهل عملية المحاسبة.

التدفق النقدي والنقد في الصندوق

بعد أن تعرف تكاليف التشغيل الثابتة ، تعد إدارة التدفق النقدي والنقد المتاح جانبًا مهمًا من جوانب المحاسبة. تتطلب العديد من الشركات مبلغًا معينًا من النقد لتشغيلها وتغطية النفقات اليومية والنفقات غير المتوقعة التي تحدث خلال الشهر. النقد المتوفر هو الأموال التي يمكن الوصول إليها على الفور والمتاحة للإنفاق. التدفق النقدي هو الأموال الزائدة الواردة والمتاحة للاستخدام إذا لزم الأمر. يعتبر التدفق النقدي والنقد المتوفر مهمين لتغطية النفقات وإجراء المعاملات في الوقت الحالي ولكن هذا لا يجعلها استثناءً من إجراءات الحساب والتتبع. يتم تتبع كل جزء من النقد المستخدم ووضعه في الدفاتر لأنه لا يزال يلعب في بيانات الأرباح والخسائر التي تتطلبها الشركة.

خطوط ائتمان مؤقتة

يتتبع المحاسبون النقد المتاح وتوافر التدفق النقدي ويعرفون متى لا يكفي التدفق النقدي لتغطية النفقات. في كثير من الحالات ، تكون مسألة عقد صفقة كبيرة أمرًا بسيطًا ، والتي تتطلب حدًا ائتمانيًا لتغطية تكاليف التشغيل. في كثير من الحالات ، يتم تخصيص الائتمان مقابل الفواتير لتغطية تكاليف التشغيل ، حتى يتم استلام المدفوعات. على سبيل المثال ، قد تبيع شركة إعلانية صفقة شاملة إلى شركة ، لكنها لن تتلقى مدفوعات حتى يتم عرض جميع الإعلانات وحسابها في فاتورة. يجب أن يدفعوا من جيوبهم مقابل مواضع الإعلان ، وسيحققون في النهاية ربحًا من رسوم الخدمة وهامش الربح. ومع ذلك ، في البداية ، لا يمكنهم تغطية نفقات المواضع بالنقد المتاح. يتتبع المحاسب هذا وسيستخدم حد ائتمان لتغطية النفقات حتى يتم استلام الفواتير.في بعض الحالات ، يكون لخط الائتمان معدل فائدة وفي حالات أخرى يفرضون رسومًا ثابتة على الفاتورة.

ادارة المخزون

تتداخل إدارة المخزون مع المحاسبة حيث يتم تتبع تكاليف المخزون وهوامش الربح. عند زيادة المخزون ، يتم استخدام الإجراءات المحاسبية لتتبع القيمة الأولية وقيمة الهامش لهذا المخزون. يعمل المخزون كأصل لنشاط تجاري وأي نموذج أعمال ثقيل للمخزون يعتمد على إيجاد الهامش الصحيح الذي يتم تتبعه وإدراجه في حسابات الإيرادات بواسطة قسم المحاسبة. الربح من المخزون هو ببساطة قيمة البيع بالتجزئة مطروحًا منها تكلفة الجملة أو تكلفة الشراء. يمكن للمحاسبين بناء نماذج بناءً على كمية المخزون والمبيعات المطلوبة لتحقيق أهداف إيرادات محددة. ثم يتم تحويل هذه النماذج إلى الإدارة والمبيعات والموظفين الآخرين للعمل على تحقيق الأهداف. يظهر الدور الذي تلعبه المحاسبة الإمكانات بناءً على الأرقام الثابتة التي يتم قياسها من خلال النفقات والنفقات العامة والهوامش.

إجراءات محاسبة المشتريات والمبيعات

يأتي كل من الشراء والمبيعات مع مجموعة الإجراءات والمبادئ التوجيهية المحاسبية الخاصة بهم. على جانب المبيعات ، تتطلب المحاسبة أمر مبيعات أو فاتورة مبيعات لتتبع الفواتير. في كثير من الحالات ، سيقوم قسم المحاسبة بإدارة الفواتير مقابل أوامر المبيعات للخدمات المقدمة أو المنتجات التي يتم تسليمها. المحاسبة مسؤولة عن تتبع جميع الطلبات بعد البيع والتأكد من دفع كل حساب معلق. يتضمن ذلك تتبع الإيصالات النقدية وخطوط الائتمان التي تتطلب دفعة شهرية أو ربع سنوية من العميل. الشراء هو الجانب الآخر للأشياء والمحاسبة تدير حسابات الدفع. هذا هو كل شيء مستحق للبائعين الخارجيين مقابل خدماتهم أو منتجاتهم. عوامل النقد في متناول اليد في الشراء ، حيث يتم سداد كل شيء بدءًا من إيجار المساحات المكتبية الأساسية إلى طلبات الشراء لكميات كبيرة من المخزون.الشراء يعني خروج الأموال والمبيعات هي الأموال المستلمة.

محاسبة الرواتب

كشوف المرتبات هي جزء مهم من اللغز المحاسبي ، ويؤدي فقدان كشوف المرتبات أو العبث بها إلى ترك العمل مع موظفين ساخطين. كشوف المرتبات تعني تتبع ساعات العمل والرواتب ومحاسبة الضرائب وأي خصومات مثل خطط ادخار الرعاية الصحية والمدخرات المتطابقة وما إلى ذلك. يضمن جمع النماذج الضريبية فور التوظيف وإدخال هذه النماذج في كشوف المرتبات تتبع كل شيء وتدوينه في بيان مع كل شيك راتب يصدر إلى الموظف. بالإضافة إلى ذلك ، قد تتعاون المحاسبة والموارد البشرية لإنشاء عقود موظفين توضح أرباحهم. هذا شائع بشكل خاص في نماذج الأعمال القائمة على العمولة حيث قد يتغير هيكل العمولة والمكافآت عندما يتم تلبية مستويات معينة من الأداء من قبل الموظف.غالبًا ما تتم إجراءات محاسبة كشوف المرتبات من خلال برنامج برنامج محدد لكشوف المرتبات يقوم بأتمتة العديد من العمليات الحسابية ويسهل طباعة الشيكات وكشوف الحسابات. تعد القدرة على إنشاء نماذج ضريبية للموظفين أيضًا إضافة شائعة لأنظمة برامج كشوف المرتبات.

التسويات في المحاسبة

يتم استخدام إجراءات محاسبية متعددة لتتبع المصروفات والفواتير والمصروفات النثرية والتكاليف الثابتة والتكاليف المتغيرة والمزيد. غالبًا ما يعني هذا وجود دفاتر أستاذ متعددة ودفاتر محاسبة منفصلة. المصالحة هي الكتب التي تجمع كل شيء معًا في عملية واحدة نهائية. هذا يوفق بين كل مصروفات وفاتورة وخصم ومعاملات ، لإظهار ما تم إنفاقه بالفعل والمبلغ الذي تم إجراؤه بالفعل. غالبًا ما تستغرق التسويات وقتًا طويلاً ، لكنها تعطي الصورة الكاملة وتظهر الأرقام الثابتة. غالبًا ما تتم التسويات يوميًا أو أسبوعيًا أو حتى ربع سنويًا ، اعتمادًا على حجم المعاملة والتدقيق المطلوب للاحتفاظ بسجلات دقيقة. الأرقام التي تمت تسويتها هي تلك المستخدمة في التقارير السنوية وتقارير مصلحة الضرائب ، يأتي موسم الضرائب.