مقدمة عن إجراءات المكتب

إذا قمت بتوظيف آخرين في عملك الصغير ، فمن المهم وضع مجموعة واضحة من الإجراءات المكتبية لتتبعها أنت وعمالك. الطريقة التي تختارها لعرض الإجراءات متروكة لك - يمكنك ببساطة نشرها على لوحة إعلانات أو إنشاء دليل مكتب صغير لتوزيعه على الجميع. قد تطول قائمة الإجراءات الخاصة بك ، ولكن هناك بعض النقاط الأساسية التي يمكنك استخدامها للبدء.

سلامة العمل والأمن

يحتاج كل موظف إلى معرفة موقع مخارج الطوارئ وأدوات الإسعافات الأولية وطفايات الحريق وأدوات السلامة الأخرى بالإضافة إلى إجراءات الإخلاء. تصبح هذه المجموعة من الإجراءات أكثر صعوبة عندما تدير شركة صغيرة في مصنع أو في موقع بناء أو في موقع عمل آخر يحتمل أن يكون خطيرًا. من المهم أيضًا إرشاد الموظفين بشأن الإجراءات الأمنية في المكتب. تأكد من نشر قائمة بأرقام هواتف الطوارئ ، وإنشاء نظام للإبلاغ عن الحوادث وتدريب الموظفين على كيفية التعامل مع المواجهات أو التهديدات المحتملة. وضح سياسة الباب في مكتبك. على سبيل المثال ، لا ينبغي للموظفين دعم الأبواب المفتوحة أو السماح للغرباء بالدخول إلى مبنى العمل.

طلب التوريد

يجب أن يكون لدى كل موظف معلومات كاملة عن الموردين المعياريين لديك لتلبية الاحتياجات المختلفة في الشركة والإلمام بعملية إنشاء أوامر الشراء.

معالجة الفواتير

عندما يرسل البائعون فواتير إلى قسم حسابات الدفع بشركتك ، يجب أن يكون لديك إجراء مباشر للتحقق من هذه الفواتير وتقديم الدفع في الوقت المحدد. على سبيل المثال ، قبل قطع الشيك ، من المهم التأكد من استلام جميع البضائع في حالة صالحة للعمل وإرسال أي عوائد ضرورية لتلقي الائتمان. قد ينطبق هذا الإجراء فقط على عدد قليل من موظفيك المصرح لهم بمعالجة المدفوعات.

خدمة العملاء

تأكد من تحديد إجراءات خدمة العملاء. يتضمن هذا كل شيء بدءًا من كيفية الرد على الهاتف (في الحلقة الأولى) إلى كيفية التعامل مع عميل صعب يتصل بعملك. إذا كان يجب على موظفيك التعامل مع المكالمات أو الزيارات الواردة من العملاء بشكل متكرر ، ففكر في إنشاء نص برمجي لهؤلاء العاملين لمتابعة لمرافقة قائمة إجراءات خدمة العملاء الخاصة بك