كيفية التقديم والحصول على العقود الحكومية

عندما تكون على استعداد للقفز عبر أطواق البيروقراطية وتلبية متطلبات عملية تقديم العطاءات الحكومية ، يمكن حتى للشركات الصغيرة الحصول على عقد حكومي. تتطلب العقود الحكومية المحلية والولائية والاتحادية من الشركات تقديم عطاءات وتقديم اقتراح للحصول على عقد. ولكن قبل أن تتمكن من تقديم عرض إلى وكالة حكومية ، يجب أن تدرج في قائمة البائعين أو قائمة العطاءات أولاً.

قائمة العطاءات

تبدأ الخطوة الأولى على طريق عقد حكومي بتأهيل عملك لعملية تقديم العطاءات. ينطبق هذا على جميع الفروع الحكومية والوكالات الفيدرالية والولائية والمحلية. يجب أن تكون ممارسات العطاءات الحكومية عادلة وتوفر فرصًا لتقديم العطاءات لجميع الشركات المؤهلة. حدد موقع الوكالة التي تقدم العقود الحكومية التي تسعى إليها واطلب إضافتها إلى قائمة مقدمي العطاءات. قد تطلب منك بعض الوكالات التأهيل المسبق عن طريق تسجيل الدخول إلى موقع وإضافة معلومات ملف تعريف عملك. على المستوى المحلي ، في بعض الأحيان كل ما يتطلبه الأمر هو مكالمة هاتفية أو خطاب يطلب إضافته إلى قائمة العروض.

مؤهلات الأعمال

يمكن للشركات التي تعمل كأقلية أو مخضرمة أو محرومة أو مملوكة للنساء الحصول على نقاط إضافية أثناء مراجعة العطاء. ولكن للتقدم في ظل هذه الظروف ، عادة ما تطلب الوكالات الحكومية شهادة لتعيين عملك. يمكن لشركتك الحصول على هذه الشهادة من خلال إدارة الأعمال الصغيرة أو مكاتب الأعمال في ولايتك أو الحكومات القبلية والمحلية التي تتساوى معاييرها مع معايير التصديق الخاصة بالوكالة التي تقدم العقد.

اجتماع العطاء

بعد إضافته إلى قائمة مقترحات الحكومة ، عندما يتم طرح عقد لتقديم عطاء ، ترسل الوكالة إعلانًا عن الاقتراح. في بعض الأحيان يتطلب الأمر أن تحضر الشركات اجتماعًا أوليًا قبل أن تكون مؤهلة لتقديم عطاءات على العقد. يسمح هذا الاجتماع للمقاولين المحتملين بطرح الأسئلة وتوضيح أي مشكلات تتعلق بالاقتراح أو العملية. بمجرد انتهاء الاجتماع الأولي ، سيتلقى عملك ، إذا كان مؤهلاً ، طلب عرض ، يُعرف باسم RFP.

طلب اقتراح

يحدد طلب العرض تفاصيل العطاء ، ومتطلبات تأمين الأعمال ، والتسعير ، والشهادة الخاصة أو المؤهلات المطلوبة للوفاء بالعقد وتاريخ استحقاق الدعامة. عندما ترد على طلب تقديم العروض ، قم بتضمين قسم الملخص التنفيذي ، ومعلومات أساسية عن شركتك ، وسير ذاتية للاعبين الرئيسيين في الشركة ، وردود على أسئلة محددة. تتضمن المعلومات الإضافية التي تحتاج إلى إضافتها معلومات أو بيانات مالية عن الوضع المالي لشركتك ، والتسعير وأي وثائق أو شهادات أخرى مطلوبة يجب تقديمها مع طلب تقديم العروض.

مراجعة العطاء

تمنح الوكالات الحكومية العقود بناءً على مراجعة وتقييم العروض المقدمة مرجحة كما هو محدد في طلب تقديم العروض. ما لم تتمكن من تلبية متطلبات العطاء ، لا تقدم مزايدة على عقد حكومي. تقوم لجنة أو مجموعة من الأشخاص بمراجعة وتسجيل العطاءات المقدمة. غالبًا ما تختار اللجنة ثلاثة إلى خمسة من كبار المتنافسين للمقابلة الشفوية. إذا تم اختيار شركتك لإجراء مقابلة شفهية ، فقد تضطر إلى حضور اجتماع آخر حيث تجيب على الأسئلة التي طرحتها اللجنة.

إرساء العقد

بعد المراجعة النهائية والتسجيل ، تقوم الجهة الحكومية بترسية العقد بناءً على معاييرها الداخلية. الشركة التي تقدم الخبرة والاستقرار وأفضل الأسعار هي المرشح الأكثر احتمالا للفوز بالعقد. من المفيد أن تكون مستعدًا لبدء التشغيل البطيء وعمليات الدفع الطويلة عند العمل بموجب عقد حكومي.