هل يحتاج صاحب العمل للحفاظ على كعب رواتب؟

تتطلب منك قوانين العمل الفيدرالية الاحتفاظ بسجلات الرواتب لموظفيك ، ولكن لا يتعين عليك إنشاء كعب شيك لنفسك أو لموظفيك. ومع ذلك ، فإن بعض الولايات لديها قوانين عمل تجعل من الإلزامي تقديم معلومات مفصلة عن كشوف المرتبات للموظفين. على سبيل المثال ، في إلينوي ، يجب على صاحب العمل تقديم كعب أو مستند منفصل يسرد جميع الخصومات ، وفي كاليفورنيا ، يجب على أصحاب العمل تزويد الموظف بكتاب أو مستند محاسبة لجميع بيانات كشوف المرتبات المستخدمة لحساب صافي راتبه. يمكنك الاحتفاظ بنسخة من كعب رواتب كجزء من سجلات كشوف المرتبات الإلزامية. ما لم يكن كعب الروتين يحتوي على جميع المعلومات المطلوبة ، ومع ذلك ، فإن الكعب وحده لن يفي بالقوانين الفيدرالية.

المعلومات التي يجب عليك الاحتفاظ بها

يتطلب القانون الفيدرالي منك الاحتفاظ بالمعلومات الأساسية عن كل موظف ، بما في ذلك اسمه الكامل وعنوانه ورقم الضمان الاجتماعي والجنس والمهنة وتاريخ ميلاده إذا كان الموظف أقل من 19 عامًا. يجب أن يُظهر كل سجل رواتب اليوم والوقت الذي بدأ فيه أسبوع العمل وعدد الساعات التي عمل بها الموظف كل يوم وإجمالي الساعات لأسبوع العمل. يجب أن تظهر السجلات أساس تحديد الأجور. يجب عليك إظهار معدل الساعة المعتاد للموظف ، وإجمالي الأجور العادية وإجمالي أجور العمل الإضافي للموظفين غير المعفيين ، ولكن يمكنك استبعاد هذه المعلومات للموظفين المعفيين. يجب أن توضح السجلات بالتفصيل كل خصم أو إضافة تؤثر على أجر الموظف وإجمالي صافي الأجور وفترة الدفع وتاريخ الدفع.

فترة الاحتفاظ

على الرغم من اختلاف قوانين الولاية ، فإن القوانين الفيدرالية تتطلب منك الاحتفاظ بسجلات الرواتب وسجلات الشراء والمبيعات المستخدمة لحساب كشوف المرتبات وعقود النقابات لمدة لا تقل عن ثلاث سنوات. احتفظ بمستندات المصدر لكشوف المرتبات ، مثل بطاقات الوقت وتذاكر العمل والجداول ، لمدة عامين على الأقل.

وثائق المصدر

يمكنك أن تطلب من الموظفين استخدام ساعة الوقت وتسجيل أوقات التوقف والبدء إلكترونيًا أو إعداد تقرير يدوي عن الوقت. يسمح لك القانون الفيدرالي أيضًا بقبول تقرير من ضابط الوقت عن ساعات عمل كل موظف. إذا كان الموظف يعمل بجدول زمني ثابت ، فيمكنك الاحتفاظ بنسخة من الجدول وتسجيل الاستثناءات فقط.

تخزين السجلات

يتطلب القانون الفيدرالي من أصحاب العمل الاحتفاظ بسجلات الرواتب في مكان آمن في مكان عمل الموظف أو الموقع المركزي لصاحب العمل. إذا طلب مفتش من وزارة العمل فحص سجلاتك ، فيجب أن تكون قادرًا على إنتاج الملفات المخزنة خارج الموقع بعد 72 ساعة من تقديم الطلب. نظرًا لأن قسائم الدفع وسجلات الرواتب تحتوي على معلومات شخصية ، فمن الأفضل الاحتفاظ بهذه الملفات في درج مغلق مع تقييد الوصول إلى أولئك الذين لديهم حاجة حقيقية لمراجعة الملفات.