إجراءات التشغيل القياسية للمكاتب الأمامية للفندق

المكتب الأمامي هو قلب الفندق. إنها المنطقة الأولى والأخيرة التي يراها الضيوف ويتفاعلون معها. مدى جودة عمل المكتب الأمامي يمكن أن يؤدي إلى تكرار الأعمال أو إبعاد العملاء. ستعالج إجراءات التشغيل القياسية للمكتب الأمامي للفندق كل شيء بدءًا من مظهر زي الموظف وحتى إجراء حجوزات للضيوف في المسارح المحلية. تعتبر هذه الإجراءات ضرورية لاستمرار الجدوى المالية للفندق.

مسؤوليات قسم الحجز

غالبًا ما يكون قسم الحجوزات هو الاتصال الأولي بالضيف. تتيح إجراءات الحجز لموظفي المكاتب الأمامية جمع المعلومات من الضيوف كوسيلة لضمان مستويات الخدمة المثلى وتوليد تدفق إيرادات إيجابي.

على وجه التحديد ، قد تنص الإجراءات على ما يلي: "سيظهر جميع موظفي الحجز الدفء والود في جمع أسماء الضيوف وعناوينهم ومعلومات الاتصال بهم ، بالإضافة إلى عدد الضيوف تحت الحجز وعدد الليالي المطلوبة." قد تتطلب إجراءات الحجز أيضًا تدوين الاهتمامات الأخرى ذات الصلة ، مثل توفير الضروريات للضيوف ذوي الاحتياجات الخاصة والأطفال.

تسجيل الوصول والمغادرة

يمكن للإجراءات المعمول بها لتسجيل دخول ومغادرة الضيف أن تخلق تجربة إيجابية للضيف وتحافظ عليها من خلال جعل العملية سريعة وسهلة. قد تملي إجراءات تسجيل الوصول ، "سوف يبتسم جميع موظفي الفندق باستمرار ويحافظون على التواصل البصري مع الضيوف ، ويشرحون وسائل الراحة في الغرفة ويقدمون المرطبات إذا كان هناك انتظار للغرفة المتاحة."

عند الانتهاء من عملية تسجيل الوصول ، قد توجه إجراءات التشغيل الموظفين في مكتب الاستقبال للترتيب الفوري لموظفي خدمات الضيوف للمساعدة في حمل الأمتعة ومرافقة الضيوف إلى غرفهم. قد تتطلب إجراءات تسجيل خروج النزلاء توفير المساعدة المتعلقة بالأمتعة من غرف النزلاء إلى مكتب الاستقبال ، وأن يتم شرح جميع تفاصيل رسوم الفندق بالكامل وألا يضطر النزلاء إلى الانتظار لفترة أطول من فترة زمنية محددة لإكمال تسجيل المغادرة .

خدمات ومساعدة النزلاء

عادةً ما تشمل خدمات الضيوف ، أو موظفو الجرس ، خدمة صف السيارات ، والمساعدة في الأمتعة ، والحفاظ على توافر المساعدة العامة للضيوف. يمكن كتابة الإجراءات بتنسيق محدد باستخدام توجيهات موجزة ، مثل ، "سيقوم موظفو Bell على الفور وبطريقة ودية بتحية الضيوف الذين يصلون بالسيارة ، ويفتحون أولاً باب السيارة ثم باب سيارة الراكب." قد توجه الإجراءات الأخرى ، "سيقدم موظف الجرس المساعدة في الأمتعة ويرافق الضيوف شخصيًا إلى الغرف المخصصة لهم" ، و "سيقوم موظفو خدمات الضيوف بإيقاف سيارات الضيوف بأمان في مناطق معينة ، وتأمين المفاتيح بعلامات تعريف أبجدية والتخزين داخل خزانة المفاتيح ".

خدمات الكونسيرج الإضافية

يوفر بواب الفندق للضيوف المساعدة خارج نطاق الخدمات التي يقدمها موظفو الفندق الآخرون. تشمل واجبات الكونسيرج الاهتمام الشخصي في الحجز وتأكيد حجوزات شركات الطيران أو الترتيب لخدمات مجالسة الأطفال أو إعداد أنشطة خارج الموقع مثل الجولف. عند دمجها مع إجراءات التشغيل القياسية ، يمكن نقل خدمات الكونسيرج على النحو التالي ، "سيقدم موظفو الكونسيرج باستمرار المساعدة الفعالة والودية والمريحة للضيوف ذوي الطلبات الخاصة ، مثل إجراء حجوزات في المطاعم خارج الموقع ، واستئجار وسائل النقل بسيارات الليموزين ، وحل احتياجات مركز الأعمال و معالجة المخاوف الأمنية ".