ما أنواع الاتصال التي يجب استخدامها أثناء المشروع؟

يعد التواصل وكيفية التعايش مع أعضاء الفريق الآخرين أمرًا بالغ الأهمية لنجاح المشروع. قد تشارك أنواع مختلفة من الاتصالات في التخطيط الشامل وتنفيذ المشروع النهائي ويمكن أن تشمل التفاعلات الشفوية والمكتوبة والإلكترونية والتفاعلات وجهاً لوجه. يلعب تدفق المعلومات أيضًا دورًا مهمًا في نجاح مشروعك.

مكتوب

يتم نسخ الاتصالات الكتابية بسهولة وإرسالها إلى جميع أعضاء الفريق. يجب إرسال مواعيد وإجراءات وسياسات الشركة في شكل مكتوب لتجنب سوء الفهم. البريد الإلكتروني هو شكل فعال لتوصيل المعلومات المهمة ، خاصة عندما تكون أجزاء من فريق المشروع في مواقع مختلفة. الوضوح أمر حيوي لنقل التفاصيل الدقيقة والمعلومات ذات الصلة إلى جميع المشاركين. يجب تجنب إثقال أعضاء الفريق بالبيانات وتحديد أولويات المعلومات التي يحتاجها أعضاء الفريق لإكمال أقسامهم في المشروع. تجنب إرباك أعضاء المشروع بالوثائق والبيانات غير ذات الصلة.

إلكتروني

بالإضافة إلى الرسائل والتوجيهات في رسائل البريد الإلكتروني ، يمكنك استخدام الأدوات الإلكترونية لتسهيل الاتصالات السريعة والفعالة. استخدم اجتماعات الفيديو عندما يمكن للمشاركين الاستفادة من العصف الذهني أو الأسئلة والأجوبة عندما ينتشر فريقك في مواقع مختلفة. يمكنك إرفاق جداول البيانات وملفات الفيديو برسائل البريد الإلكتروني للحصول على مزيد من العروض التقديمية المتعمقة لأعضاء الفريق. استخدم صفحات الويب الداخلية الخاصة بك لتوفير المعلومات والتحديثات التي يمكن للمشاركين في المشروع الوصول إليها في أي وقت ومكان. موقع الويب هو مصدر فعال يسمح لجميع أعضاء الفريق بمتابعة تقدم المشروع ، حتى في المناطق التي لن يلعبوا فيها دورًا.

وجها لوجه

تلعب الاجتماعات وجهاً لوجه بشكل فردي وكفريق دورًا حيويًا في عمليات الاتصال الشاملة التي تؤدي إلى إكمال المشروع بنجاح. عندما تتحدث بشكل شخصي مع أحد أعضاء الفريق ، يمكنك قياس ردود الفعل والتأكد من استلام رسالتك. يعمل جمع أعضاء الفريق معًا على تحسين الروح المعنوية ويمكن أن يثير الإبداع والحماس للمشروع. تكون الاجتماعات مناسبة عندما يتم التخطيط لجدول الأعمال وتريد التأكد من أن كل شخص معني يسمع نفس الرسالة. تثير ورش العمل والندوات والاجتماعات التعاون والتبادل الحر للأفكار الجديدة.

متجاوب

أحد الجوانب الحيوية للتواصل الذي غالبًا ما يتم تجاهله هو الاستماع. الاستماع الفعال مطلوب للسماح لأعضاء الفريق بمعرفة أن ما قالوه أو كتبوه أو عرضوه قد تم تلقيه بشكل مناسب. تأتي التعليقات في أشكال متنوعة. شخصيًا ، تصور لغة جسدك مستوى انتباهك بينما تشير الأسئلة والإدخال في الوقت المناسب إلى أنك سمعت الرسالة. تتيح ردود البريد الإلكتروني والرسائل النصية والمذكرات لأعضاء الفريق الآخرين معرفة أن رسائلهم قد تم استلامها وفهمها.