أهم ثلاثة تقارير حسابات مستحقة الدفع

تمثل الحسابات الدائنة مجموعة من المستندات المالية التي تعكس مدفوعات الشركة على الديون قصيرة الأجل أو المتكررة. عادةً ما تكون أهم التقارير داخل الحسابات الدائنة لمالك الأعمال الصغيرة هي التقارير التي تتعقب إجمالي نفقات الشركة والمدفوعات المحددة داخل الإدارات. يمكن لمالك الأعمال الصغيرة أيضًا استخدام تقارير الحسابات الدائنة للتحقق من مدفوعات الفواتير.

التقارير في الحسابات الدائنة

تعد التقارير داخل الحسابات الدائنة حساسة للوقت من حيث أن السجلات المالية تنطبق فقط على فترات زمنية محددة. يمكن أن تختلف هذه الفترات الزمنية اعتمادًا على التكرار الذي يدفعه صاحب العمل للديون والالتزامات المالية الأخرى. عادةً ، يتم تحديث التقارير داخل الحسابات الدائنة شهريًا لتعكس المدفوعات الجديدة التي تتم على الديون المتكررة. تنطبق هذه المدفوعات على الديون الأكبر المرتبطة بالقروض الخاصة أو تكاليف ممارسة الأعمال التجارية ، بما في ذلك مدفوعات المرافق الشهرية ومدفوعات القروض الخاصة والرهن العقاري أو الإيجار. يمكن أن تشمل الحسابات الدائنة أيضًا المدفوعات لمرة واحدة التي يتم سدادها لشراء الأصول ، بما في ذلك المعدات وقطع الغيار ورسوم الإعلان.

تسوية الحسابات

يعرض تقرير التسوية المفتوحة في الحسابات الدائنة كافة الأنشطة المحاسبية المتعلقة بقسائم الدفع الصادرة للديون خلال فترة زمنية معينة. يشير تقرير التسوية المفتوحة إلى ديون الشركة مجتمعة كحسابات مسؤولية. يمكن لمالك الأعمال التحقق من حسابات المسؤولية المفتوحة أو المعلقة في تقرير التسوية المفتوحة مقابل المعلومات المالية الواردة في دفتر الأستاذ العام للشركة. يسمح هذا لمالك الأعمال الصغيرة بتأكيد أن شركتها تسدد مدفوعات لتصحيح البائعين وأن الشركة لا تحمل أي حسابات مسؤولية مفتوحة متأخرة. يمكن أن يشير البحث عن حالات عدم التوازن بين دفتر الأستاذ العام وتقرير التسوية المفتوحة إلى أخطاء حسابية بسيطة أو مدفوعات المورد الفائتة.

تقرير نشاط القسيمة

يوضح تقرير نشاط الإيصال للحسابات الدائنة سندات الدفع التي تم إجراؤها خلال فترة زمنية محددة تفي بمعايير محددة ، بما في ذلك الإنفاق داخل قسم شركة معين أو مشروع تجاري معين أو حساب البائع المستهدف. يمكن لصاحب العمل الذي يراجع هذه المعلومات أن يتتبع مباشرةً أين تذهب أمواله ضمن معايير التقرير المستهدفة. على سبيل المثال ، إذا أراد صاحب عمل صغير التحقق من نفقات المشروع مقابل ميزانيته التشغيلية ، فإن إنشاء تقرير نشاط الإيصال يكشف عن إجمالي النفقات للمشروع من خلال قسائم الدفع الخاصة بالشركة. يستخدم النشاط التجاري قسائم الدفع لتوفير مزيد من التفاصيل حول النفقات ، بما في ذلك اسم الدائنين وتواريخ المعاملات. الموافقة على القسائم ضرورية لتوليد المدفوعات.

تاريخ المدفوعات

يسرد تقرير تاريخ المدفوعات جميع نفقات الأعمال خلال فترة إبلاغ معينة داخل الحسابات الدائنة. يمثل هذا التقرير إجمالي الأموال التي أنفقتها شركة ما على التزاماتها المختلفة ، بما في ذلك القروض الخاصة ومدفوعات المرافق ومشتريات المواد الخام. يسمح تاريخ المدفوعات للشركة بتتبع إجمالي نفقاتها لفترة زمنية معينة. هذا مهم عند الالتزام بميزانية تشغيل سنوية ومحاولة التحكم في الإنفاق. يمكن لصاحب الأعمال الصغيرة الذي يفشل في مراقبة إجمالي النفقات تجاوز ميزانيته التشغيلية بسهولة ، مما قد يضر بقدرة الشركة على الوفاء بالتزاماتها المالية المستمرة.